Verwaltungsangestellte/r für Organisation & Administration im Hochschulbereich (m/w/d)
Eckdaten der angebotenen Stelle
| Arbeitgeber | Justus-Liebig-Universität Gießen |
| Postleitzahl | |
| Ort | Giessen |
| Bundesland | Hessen |
| Gepostet am | 29.04.2025 |
| Remote Option? | - |
| Homeoffice Option? | - |
| Teilzeit? | - |
| Vollzeit? | - |
| Ausbildungsstelle? | - |
| Praktikumsplatz? | - |
| Unbefristet? | - |
| Befristet? | - |
Stellenbeschreibung
- Eine abwechslungsreiche Tätigkeit mit flexiblen Arbeitszeiten
- Die kostenlose Nutzung des öffentlichen Personennahverkehrs (LandesTicket Hessen)
- Mehr als 100 Seminare, Workshops und E-Learning-Angebote pro Jahr zur persönlichen Weiterbildung sowie vielfältige Gesundheits- und Sportangebote
- Eine Vergütung nach TV-H, betriebliche Altersvorsorge, Kinderzulage sowie Sonderzahlungen
- Die gute Vereinbarkeit von Familie und Beruf (Zertifikat "audit familiengerechte hochschule")
- Bearbeitung von schriftlichen und telefonischen Anfragen, z. B. von Studierenden, dem Dekanat oder der Universitätsverwaltung
- Organisation von Tagungen, wie z. B. Versenden der Einladungen, Führen von Teilnehmerlisten, Erstellung von Tagungsbänden, Organisation von Rednern, Räumen, sowie der Unterbringung und Verpflegung der Teilnehmer
- Archivierung von Unterlagen
- Selbstständige und eigenverantwortliche Administration im Bereich Personal wie z. B. das Vorbereiten von Verträgen und Ausschreibungen, die Urlaubsverwaltung und die Kommunikation mit der Personalverwaltung
- Selbstständige und eigenverantwortliche Verwaltung der Haushalts- und Drittmittel, Führung diverser Projekt- und Haushaltskonten, Monitoring der Finanzen und die Einhaltung des Budgets, Mittelabruf und Kontrolle von Buchungsvorgängen
- Erstellung von Zwischen- und Endnachweisen für Geldgeber,
- Vorbereitung und Protokollierung von Sitzungen, Fortbildungen und Begehungen
- Koordination des Lehr- und Prüfungsbetriebs, insbesondere Stundenplangestaltung, Raumreservierung, Organisation von Lehraufträgen und Verwaltung der Vorlesungsunterlagen
- Unterstützung der wissenschaftlichen Arbeit durch Literaturverwaltung und Formatierung von Manuskripten
- Koordination der Schnittstellen zum Biomedizinischen Forschungszentrum
- Abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r, Fachangestellte/r für Bürokommunikation oder eine vergleichbare Berufsausbildung
- Fehlerfreie Beherrschung der deutschen Sprache in Wort und Schrift
- Sicherer Umgang mit gängigen EDV-Anwendungen, wie z. B. MS Office Word, PowerPoint, Excel, Outlook, SAP, Stud.IP oder FlexNow
- Gute Kenntnisse im Englischen in Wort und Schrift sind von Vorteil
- Hohe kommunikative Fähigkeiten und sicherer Umgang mit Kommunikationsformen wie E-Mail, Internet und Intranet
- Bereitschaft, sich selbstständig in neue Sachverhalte einzuarbeiten
- Fähigkeit, die anfallenden Verwaltungs- und Sekretariatsaufgaben selbstständig zu organisieren und durchzuführen