Sekretariat und Teamassistenz (m/w/d)

Das Institut für Binnenfischerei e.V. (IfB) in Groß-Glienicke ist eine aus Landes- und Drittmitteln finanzierte Forschungseinrichtung mit ca. 35 Mitarbeiter*innen. Hauptrichtungen der Forschungstätigkeit sind Fragen der Fisch- und Gewässerökologie, einer nachhaltigen Fischerei auf Flüssen und Seen sowie Möglichkeiten und Problemstellungen einer umweltverträglichen Fischaufzucht.Wir suchen am Dienstsitz des Instituts am Sacrower See in Potsdam/ Ortsteil Groß Glienicke ab September eine Fachkraft für
Sekretariat und Teamassistenz (m/w/d)

mit einer Arbeitszeit von 30 - 40 Stunden/ Woche.
Ihre Aufgaben:

Sie übernehmen eigenverantwortlich die Organisation des zentralen Institutssekretariats mit allen klassischen Aufgaben wie mündliche und schriftliche Korrespondenz, Aktenführung, Erledigung von Beschaffungsvorgängen etc.
Sie bearbeiten entscheidungsreif Verwaltungsvorgänge und verfassen selbstständig teils anspruchsvollen grammatikalisch und orthografisch einwandfreien Schriftverkehr in deutscher Sprache bis zur Unterschriftsreife
Sie übernehmen Terminabstimmungen sowie die Organisation und Buchung von Dienstreisen für die Instituts- und Arbeitsbereichsleitung
Als Verantwortliche/r für die Datenpflege und -erfassung in unserem CRM-System sind Sie die zentrale Kommunikationsschnittstelle zu allen internen und externen Partnern, Behörden und Organisationen und führen selbständig Einladungs- und Versandaktionen durch
Sie assistieren der Geschäftsführung bei der Vorbereitung, Organisation, Durchführung und Nachbereitung von Meetings, wissenschaftlichen Konferenzen, Workshops und anderen Veranstaltungen einschließlich der eigenständigen Erstellung von Einladungen, Materialien sowie Öffentlichkeits- und Pressearbeit
Außerdem unterstützen Sie die Instituts- und Verwaltungsleitung sowie das Team bei Bedarf in weiteren organisatorischen und administrativen Angelegenheiten

Sie haben:

eine abgeschlossene Berufsausbildung in einem für die Aufgabenerfüllung relevanten Beruf (z.B. Kauffrau/-mann für Büromanagement, Hotelkauffrau/-mann, Verwaltungsfachangestellte/-r)
gern schon eine einschlägige Berufserfahrung als Teamassistenz, Büroleitung oder vergleichbar
profunde Kenntnisse im Bereich der Büroorganisation
sichere Beherrschung des Programmpaketes MS-Office auch im Detail und Erfahrung im Umgang mit spezieller Bürosoftware (z.B. CRM-Programme, Zeiterfassungssoftware, Materialverwaltung etc.) sowie Neugier auf die Arbeit mit spezieller Software
eine ausgeprägte Kommunikationskompetenz in Schrift und Wort sowie ein professionelles, freundliches und serviceorientiertes Auftreten
sehr gute Kenntnisse in deutscher Rechtschreibung und Grammatik sowie redaktionelle Kompetenzen. Englischkenntnisse sind wünschenswert.
ausgeprägte Teamfähigkeit, Koordinations- und Organisationsgeschick, selbstständige und qualitätsorientierte Arbeitsweise

Wir bieten:

die Übernahme in eine unbefristete Anstellung nach einer erfolgreichen Probezeit von 6 Monaten
in Abhängigkeit von der beruflichen Qualifikation und spezifischen Kenntnissen eine Eingruppierung bis zur Entgeltgruppe 8 des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L)
30 Tage Urlaub pro Kalenderjahr bei einer Fünftagewoche sowie die Möglichkeit der Teilnahme an einer betrieblichen Altersversorgung
ein sehr abwechslungsreiches Aufgabenfeld mit vielen eigenen Gestaltungsmöglichkeiten
eine Tätigkeit in einem freundlichen, engagierten Team mit flachen Hierarchien
die Vereinbarkeit von Beruf und Familie durch familienfreundliche Arbeitszeiten und Gleitzeitregelungen
einen modern ausgestatteten Arbeitsplatz direkt am Sacrower See

Bitte richten Sie Ihre schriftliche Bewerbung bis zum 15.7.2025 mit den üblichen Unterlagen einschließlich relevanter Zeugnisse, Beurteilungen und Qualifikations- sowie Erfahrungsnachweise ausschließlich elektronisch an folgende Email-Adresse: bewerbung@ifb-potsdam.de .

Bewerbungen von Frauen sind ausdrücklich erwünscht. Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Für Fragen steht Ihnen Frau Angelika Schultz-Liebisch unter 033201/ 406-42 sowie per E-Mail an bewerbung@ifb-potsdam.de zur Verfügung.