Sachbearbeitung (m/w/d) im Akademischen Auslandsamt

In der Abteilung Internationales und Studierendenservice der Universität Passau ist ab 1. Oktober 2025 folgende Stelle zu besetzen:

Sachbearbeitung (m/w/d)

im Akademischen Auslandsamt

Die Universität Passau steht für exzellente Forschung und innovative Lehre. An der durch Weltoffenheit und Vielfalt geprägten und international ausgerichteten Universität studieren und forschen rund 11.000 junge Menschen aus 100 Nationen. Mit über 1.300 Beschäftigten zählt die Universität Passau zugleich zu den größten Arbeitgebern in Passau und der Region. Zur Unterstützung exzellenter Forschung und Lehre sind leistungsfähige Serviceeinrichtungen wie das Akademische Auslandsamt erforderlich.
Eckpunkte
Beginn:
1. Oktober 2025

Umfang:
Teilzeit, 50 Prozent

Vergütung:
TV-L E 6

Befristung:
unbefristet

Ihre Aufgaben

Auskunftsdienst und einfache Beratungstätigkeit (persönlich, telefonisch, per E-Mail), teilweise auch in englischer Sprache
Allgemeine Sekretariatsarbeiten (deutsch- und englischsprachige Korrespondenz, Terminplanung, Bestellung von Büromaterial etc.)
Überarbeitung und Bestandshaltung von Informationsmaterialien, Pflege des Internetauftritts
Assistenz bei der Organisation von Besuchen internationaler Gäste, bei dienstlichen Reisen ins Ausland sowie bei anderen Veranstaltungsformaten
Mitarbeit in Projektmanagement und -verwaltung, speziell beim Erasmus+ Programm (unter anderem Pflege der Mobilitätsdatenbank MoveON4, Eintragung und Verwaltung von Daten, Erstellung von Bescheiden, Unterstützung bei der Bearbeitung von Bewerbungsunterlagen etc.)

Ihr Profil

Erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung im Büromanagement oder vergleichbare kaufmännische Ausbildung, gerne mit Fremdsprachenbezug
Mehrjährige einschlägige Berufserfahrung von Vorteil
Sehr gute englische Sprachkenntnisse und -fähigkeiten
Organisatorisches Geschick sowie sehr sorgfältige, strukturierte und ergebnisorientierte Arbeitsweise
Kommunikationsfähigkeit, Teamfähigkeit, Flexibilität sowie die Fähigkeit und Bereitschaft zu selbständigem und eigenverantwortlichem Arbeiten
IT-Affinität; sehr gute Kenntnisse von MS-Office (insbesondere Word und Outlook) und die Bereitschaft zur stetigen Fortbildung; Kenntnisse in TYPO3 und MoveON4 von Vorteil; Datenbankkenntnisse sehr erwünscht
Sehr gute orthographische Kenntnisse
Freundliches und verbindliches Auftreten

Wir bieten Ihnen

eine interessante, abwechslungsreiche und herausfordernde Tätigkeit auf einem modernen, zentral gelegenen Universitätscampus,
ein angenehmes Arbeitsklima an einem konjunkturunabhängigen, standortsicheren und familienfreundlichen Arbeitsplatz,
eine großzügige Gleitzeitregelung mit flexiblen Arbeitszeiten,
Wohnraumarbeit gemäß unserer Dienstvereinbarung in Abstimmung mit den Vorgesetzten,
Eingruppierung in Entgeltgruppe 6 des TV-L; Stufenzuordnung je nach Qualifikation und Berufserfahrung, die mit einem qualifizierten Arbeitszeugnis nachgewiesen wird,
Betriebliche Altersvorsorge (VBL), Vermögenswirksame Leistungen, Krankengeldzuschuss nach Ablauf der Entgeltfortzahlung,
die Gelegenheit zur Fort- und Weiterbildung und zur Teilnahme am Hochschulsport,
eine zentrale verkehrsgünstige Lage mit kostenlosem Parkplatz,
eine Mensa und mehrere Cafeterien auf einem wunderschönen Campus,
weitere Informationen unter https://www.uni-passau.de/arbeiten-an-der-universitaet-passau/

Die Stelle ist für die Besetzung mit schwerbehinderten Menschen geeignet. Diese haben bei der Einstellung Vorrang vor gesetzlich nicht bevorrechtigten Personen bei im Wesentlichen gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung. Die Universität Passau fördert aktiv die Gleichstellung aller Beschäftigten. Wir begrüßen deshalb Bewerbungen aller Personen, unabhängig von deren kultureller und sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Identität.
Für weitere Informationen und Rückfragen steht Ihnen Frau Stefanie Dallmeier, Leiterin des Akademischen Auslandsamts, zur Verfügung (Tel. 0851 509-1165, E-Mail: stefanie.dallmeier@uni-passau.de )

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung mit aussagekräftigen Unterlagen (insbesondere Schul- und Ausbildungszeugnisse, Arbeitszeugnisse) bis zum 27. August 2025 über unser Online-Bewerbungsportal. Diese werden wir spätestens sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens löschen.

Online-Bewerbung