Office Manager (m/w/d)

Office Manager (m/w/d)

Wir suchen zum 01.10.2025 in Vollzeitbeschäftigung einen

für unsere Klinik für Hämatologie, Onkologie und Palliativmedizin einen

Wir überzeugen Sie mit:

• einem lebendigem vielseitigem Team verschiedener Berufsgruppen mit hoher Motivation zu patientenorientierter Leistung und Gemeinschaft
• einer Vergütung nach TVöD-K (Entgeltgruppe 9a) sowie betrieblicher Altersvorsorge und Jahressonderzahlung
• einem unbefristeten Beschäftigungsverhältnis
• einem Firmenticket mit Arbeitgeberzuschuss oder Sachgutscheinen

Weitere Informationen finden Sie hier: Deshalb passen Sie zu uns:

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise im medizinischen Bereich z. B. als Medizinischer Fachangestellter (m/w/d), als medizinischer Sekretär (m/w/d) oder über eine vergleichbare Qualifikation
• Sie haben mehrjährige Erfahrung in der Assistenz oder Sekretariatsarbeit, vorzugsweise im medizinischen Umfeld
• eine ausgeprägte Organisationsfähigkeit und selbstständige Arbeitsweise gehören u.a. zu Ihren Stärken
• Sie sind sicher im Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint) und der gängigen Krankenhausinformationssysteme
• ein hohes Maß an Diskretion, Verantwortungsbewusstsein und Zuverlässigkeit gehören u.a. zu Ihren Stärken
• Sie sind kommunikationsstark und haben ein professionelles Auftreten gegenüber Ärzten*innen, Patienten*innen und Kollegen*innen
• Sie haben die Fähigkeit, auch in stressigen Situationen den Überblick zu behalten und Prioritäten zu setzen
• Sie haben sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift, insbesondere für Korrespondenz in fließender englischer Sprache
• Sie haben idealerweise Grundkenntnisse im Bereich Hämatologie und Onkologie
• Sie sind sensibel für die Bedeutung der eigenen Rolle in der Repräsentation sowie für das Patientenerleben und für den Ruf der Abteilung

Sie verstärken uns hier:

• Unterstützung der Chefärztin in organisatorischen, administrativen und kommunikativen Belangen
• Koordination und Terminplanung für die Chefärztin, inklusive interner und externer Besprechungen, Konferenzen und Veranstaltungen
• Vorbereitung, Protokollierung und Nachverfolgung von Besprechungen, Sitzungen und interdisziplinären Konferenzen
• Schriftverkehr und Korrespondenz mit Patient*innen, Mitarbeitenden, externen Partnern und Kostenträgern unter Wahrung von Diskretion und Vertraulichkeit
• Führung der Korrespondenz in fließender englischer Sprache mit nationalen und internationalen Partnern
• Planung und Organisation klinikinterner Projekte und Qualitätsmanagementmaßnahmen
• Mitwirkung im Qualitätsmanagement klinischer Studien innerhalb der Klinik
• Abwicklung der Personaladministration für die Chefärztin, z. B. Urlaubsplanung, Dienstpläne und Reisemanagement
• Erstellung von Berichten, Präsentationen und Statistiken
• Ansprechpartner*in für interne und externe Anfragen im Bereich der ärztlichen Leitung
• Unterstützung bei der Kommunikation und Koordination zwischen verschiedenen Fachabteilungen und externen Partnern (z. B. Labor, Forschungseinrichtungen, Kostenträger)
• Organisation und Verwaltung von Fort- und Weiterbildungen sowie Veranstaltungen der Klinik
• Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs im Sekretariat der Chefärztin
• Berichtslinie: Direkte Berichtslinie an die Chefärztin der Klinik für Hämatologie und Onkologie

Für eine erste Kontaktaufnahme steht Ihnen Frau Prof. Karin Jordan, Tel. 0331.241 - 36002 oder Frau Förster, Tel. 0331.241 - 36067, E-Mail Patricia.Foerster@klinikumevb.de zur Verfügung.