Mitarbeiter*in Gästehausverwaltung (w/m/d)

Die Gästehäuser der Universität Heidelberg im Neuenheimer Feld (INF 370 | 371) bieten insbesondere Gastwissenschaftler*innen der Universität ein Zuhause auf Zeit. Unser kleines Team vor Ort ist Ansprechpartner für Gäste sowie für gastgebende Institute/Einrichtungen und betreut Gäste aus aller Welt von der Anfrage und Buchung, über die Anreise, während des Aufenthalts bis zur Abreise.Bei der Stiftung Unterländer Studienfonds bei der Universität Heidelberg ist ab sofort die folgende unbefristete Stelle zu besetzen:
Mitarbeiter*in Gästehausverwaltung (w/m/d)

Teilzeit - 75 %

Ihre Aufgaben:

Sie betreuen und beraten unsere Gäste in allen Dingen rund um ihren Aufenthalt und sind Ansprechpartner*in für Gäste, gastgebende Institute/Einrichtungen und Dienstleister. Zu Ihren Aufgaben zählen insbesondere:
Betreuung von Gästen vor Ort
Erstellung und Kontrolle von Mietverträgen, Beantwortung und Klärung von Fragen der Buchhaltung und von Gästen zu Mietverträgen
Rechnungslegung einschließlich Mahnwesen in Abstimmung mit der Buchhaltung
Management der Apartmentwechsel (Apartment-Checks, Koordination Dienstleister etc.)
Erledigung der Anreiseformalitäten und Übergabe von Apartments
Sonstige organisatorische und administrative Aufgaben

Ihr Profil:

Abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich/Hotelfach oder vergleichbare Kenntnisse und Fähigkeiten
Sehr gute Kenntnisse der englischen Sprache in Wort und Schrift, Kenntnisse weiterer Fremdsprachen von Vorteil
Erfahrungen im Bereich Hotel/Hauswirtschaft oder in der öffentlichen Verwaltung von Vorteil
Sehr gute MS Office-Kenntnisse sowie Kenntnisse einer Hotelmanagement-Software oder die Fähigkeit, sich in komplexe EDV-Programme einzuarbeiten, SAP-Kenntnisse von Vorteil
Organisationstalent, kommunikative Fähigkeiten, Teamfähigkeit
Eigenständige Arbeitsweise, Verantwortungsbewusstsein

Wir bieten:

Einen vielseitigen Aufgabenbereich in einem kleinen Team
Eine Arbeitsatmosphäre, die sich durch gegenseitige Hilfsbereitschaft und Unterstützung auszeichnet
Attraktive Möglichkeiten der Weiterbildung
Betriebliche Altersvorsorge (VBL)
Bezuschusstes Deutschlandticket

Die Vergütung erfolgt nach Entgeltgruppe 8 TV-L.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung, die Sie bitte mit den üblichen Unterlagen (Lebenslauf, Zeugnisse etc.) an Frau Dr. Tanja Ridinger bis 06.07.2025 in einer PDF-Datei per E-Mail an dezernat8@uni-heidelberg.de senden. Bitte kommen Sie bei Fragen gerne auf uns zu.

Die Universität Heidelberg steht für Chancengleichheit und Diversität. Menschen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung vorrangig berücksichtigt. Informationen zu Stellenausschreibungen und zum Datenschutz finden Sie unter www.uni-heidelberg.de/stellenmarkt .