Büroassistenz (m/w/d) – mit Erfahrung in der Immobilienverwaltung

Wir sind ein kleines, inhabergeführtes Immobilienunternehmen mit Schwerpunkt auf Bestandsverwaltung und Projektentwicklung. Wir arbeiten praxisnah, effizient und mit klaren Zuständigkeiten. Zur Unterstützung suchen wir eine erfahrene Fachkraft aus der Immobilienbranche, die strukturiert, verbindlich und eigenständig mitarbeitet.

Die Stelle richtet sich an Bewerber:innen mit Berufserfahrung, die eine langfristige, stabile Teilzeitlösung suchen – z. B. nach einer Familienzeit oder als beruflicher Wiedereinstieg.

Diese Stelle ist auf loyale, dauerhafte Zusammenarbeit ausgelegt, mit Perspektive bis ins Rentenalter.

Sie arbeiten direkt mit der Geschäftsführung – ohne Hierarchieumwege, mit klarem Austausch auf Augenhöhe.

Ihre Rolle ist bewusst so angelegt, dass Sie dem Geschäftsführer durch vorausschauende Organisation und eigenständiges Arbeiten den Rücken freihalten – damit er sich auf die strategische Steuerung des Unternehmens konzentrieren kann.

•Eigenständige Bearbeitung des Posteingangs: Sichtung, Priorisierung, direkte Umsetzung

•Büroorganisation: Ablage, Terminverwaltung, Fristenkontrolle

•Pflege von Objektunterlagen und Mieterdaten

•Schriftverkehr mit Mietern, Dienstleistern und Behörden

•Eigenständige Erstellung von Nebenkostenabrechnungen

•Vorbereitende Buchhaltung: Rechnungserfassung, Zahlungsabwicklung, Mahnwesen

•Durchführung von Wohnungsbesichtigungen, Übergaben und Abnahmen (nach Absprache, im regionalen Umfeld)

•Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung zur Entlastung im Tagesgeschäft

•Die Tätigkeit ist rein administrativ – keine Verkaufs- oder Akquiseaufgaben

• Erfahrung in der Immobilienverwaltung ist zwingend erforderlich
  

(gerne auch mit Hintergrund in der Hausverwaltung oder buchhalterischer Objektbetreuung)

•Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Immobilienkauffrau/-mann, Büromanagement)

•Praxis in der Nebenkostenabrechnung (eigenständig)

•Sicherer Umgang mit MS Office, idealerweise Immobiliensoftware

•DATEV-Kenntnisse von Vorteil

•Strukturierte, sorgfältige Arbeitsweise mit klarem Organisationstalent

•Erfahrung im systematischen Bearbeiten von Posteingang, Dokumentenmanagement und Ablage

•Fähigkeit zur eigenständigen Abarbeitung von Aufgaben ohne ständige Rücksprache

•Verbindliches, loyales Auftreten und Verantwortungsbewusstsein

•Offenheit für digitale Arbeitsmittel (Cloud, KI etc.) ist willkommen

•Führerschein von Vorteil (für gelegentliche Außentermine)

•Freude an klarer Zuständigkeit und fachlicher Eigenverantwortung