Assistenz (m/w/d) im Öffentlichen Dienst

Wir suchen ab sofort eine Assistenz (m/w/d) im Öffentlichen Dienst. Unser Kunde ist eine öffentliche Institution mit Sitz in Frankfurt am Main, die sich mit der Planung, Genehmigung und Überwachung von Bauvorhaben sowie der Verwaltung von Immobilien befasst.

Der Job:

Administrative Bearbeitung von Wartungsverträgen:

• DV-gestützte Erfassung und Pflege von Dateien (z. B. vertragsrelevanter Schriftverkehr und Wartungsverträge)
• Unterschriftengang sicherstellen, Vertragsversand und Rücklauf der unterschriebenen Verträge sowie Kommunikation mit Auftragnehmern
• Verwaltung der Ablagen und Vertragsübersichten mittels EDV und ordnungsgemäße Ablage der Verträge im System sowie in Papierform
• Verfolgung der Vertragslaufzeiten bei Verträgen im Rahmen der Gewährleistungszeit sowie Kommunikation mit beteiligten Fachbereichen bzgl. Neuabschluss von Folgeverträgen
• Kaufmännische Bearbeitung von einfachen Wartungs-, Instandhaltungs- und Inspektions-Verträgen in Zusammenarbeit mit den jeweils zuständigen technischen Sachbearbeitern aus dem Projekt- und Objektmanagement
• Änderung/Anpassung von Verträgen auf Grund der Veranlassung aus technischen Bereichen
• Kündigung von Wartungs-, Inspektions- und Instandhaltungsverträgen nach Auftrag der technischen Sachbearbeiter

Allgemeine Assistenztätigkeit:

• Fertigung von Tagesordnungen, Protokollen und einfachem Schriftverkehr einschließlich Mailverkehr (Ablage)
• Verwaltung, Prüfung und Zuordnung der Aufgaben und Anfragen aus den Funktionspostfächern des Sachgebietes
• Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen und Vorlagen
• Besprechungen organisieren (Besprechungen vorbereiten u.a. Termine koordinieren und einladen, Raumreservierung, Materialzusammenstellung etc.)
• Mitarbeit beim Zahlungs- und Bestellwesen (Postlauf von Bestellscheinen überwachen, Rechnungen auf rechnerische sowie sachliche Richtigkeit prüfen, sowie eingehende Mahnungen überwachen und deren Bearbeitung/ Rückmeldungen koordinieren)
• Erstellung von Ausgabeanordnungen, Einholen der erforderlichen Unterschriften
• Führen und Überwachen der Wiedervorlagen

Das bringen Sie mit:

• abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, abgeschlossene Verwaltungsausbildung oder vergleichbare Ausbildung
• Berufserfahrung als Assistenz (m/w/d) im Öffentlichen Dienst von Vorteil
• Kenntnisse / Interesse am Baubereich
• gute Kenntnisse in der Bürokommunikation
• versiert im Umgang mit dem PC, sehr gute EDV-Kenntnisse (MS - Office-Paket)
• Teamfähigkeit und gute Kommunikationsfähigkeit
• sehr sorgfältige Arbeitsweise
• hohe Eigeninitiative
• hohe Belastbarkeit
• Erfahrung im öffentlichen Dienst ist wünschenswert, aber nicht Voraussetzung

Sonstiges:

• Einsatz für 18 Monate befristet, Option auf Übernahme vorhanden

Stellendetails:

• Ort: Frankfurt am Main
• Verfügbarkeit: ab sofort
• Option auf Übernahme: ja
• Vertragsart: unbefristet
• Beschäftigungsart: Arbeitnehmerüberlassung
• Arbeitszeit: Vollzeit, 39,00 Std./Woche
• Vergütung: 3.100 EUR - 4.500 EUR brutto pro Monat

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Kontaktinformationen:

Herr Sascha Wittig

Office Events P & B GmbH

Freseniusstraße 29

65193 Wiesbaden

Telefon: +49 611-97164580

E-Mail: wiesbaden@office-events.de