Assistenz im Büro der Abteilungsleitung (w/m/d)

Assistenz im Büro der Abteilungsleitung (w/m/d) Teilzeit Hybrid Königstraße 46, 70173 Stuttgart Mit/ohne Berufserfahrung Das Ministerium für Wissenschaft, Forschung und Kunst Baden-Württemberg ist für sämtliche Hochschulen des Landes, den größten Teil der außeruniversitären Forschungseinrichtungen, die Einrichtungen der Universitätsmedizin, die wissenschaftlichen Bibliotheken und Archive sowie bedeutende Kunsteinrichtungen Baden-Württembergs zuständig. Mit seinen rund 370 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern unterstützt das Ministerium die Arbeit dieser Institutionen, fördert Innovationen, initiiert Reformen und trägt damit zur Zukunftsgestaltung des Landes Baden-Württemberg bei. Wir suchen ab 15.10.2025 im Umfang von 50 v. H. eine / einen Beschäftigte/n als Assistenz im Büro der Abteilungsleitung Hochschulen und Digitalisierung (w/m/d) Ihre Aufgaben: Sie koordinieren für die Abteilungsleiterin Termine, Meetings und Video-Konferenzen und führen den Terminkalender. Sie unterstützen die Abteilungsleitung bei der Organisation von Meetings. Sie planen Dienstreisen und erstellen die Reisekostenabrechnung. Sie erledigen den Telefonverkehr und übernehmen allgemeine Sekretariatsaufgaben. Sie übernehmen abteilungsspezifische Dokumentation. Sie empfangen Besprechungsgäste im Haus. Ihr Profil: Sie verfügen über eine Ausbildung im Verwaltungs- oder Sekretariatsbereich (z. B. Fachangestellte/r für Bürokommunikation, Justiz- oder Verwaltungsangestellte/r) oder über eine kaufmännische Ausbildung. Sie interessieren sich für Hochschulen und Digitalisierung und haben idealerweise bereits erste berufliche Erfahrungen in diesem Bereich. Sie sind kommunikativ im direkten und fernmündlichen Kontakt innerhalb wie außerhalb des Hauses. Sie sind routiniert in der Terminabstimmung, in der Planung und Organisation von Dienstreisen sowie der Reisekostenabrechnung. Sie besitzen sehr gute Kenntnisse im MS Office-Bereich. Sie sind eigeninitiatives und selbstständiges Arbeiten gewohnt. Sie bleiben offen, kommunikativ und zugewandt, selbst in stressigeren Situationen. Wir bieten: für die Tätigkeit im Büro der Abteilungsleitung eine übertarifliche Vergütung nach EG 7 TV-L bei einer unbefristeten Einstellung in der EG 5 TV-L. eine abwechslungsreiche Aufgabenstellung. flexible Arbeitszeiten und familienfreundliche Arbeitszeitmodelle, zertifiziert nach Audit Beruf und Familie. einen verkehrsgünstig gelegenen Arbeitsplatz im Zentrum von Stuttgart. die Unterstützung Ihrer Mobilität mit dem JobTicket BW und JobBike BW. ein umfangreiches Gesundheitsmanagement. ein vielfältiges Fortbildungsangebot. Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Bitte reichen Sie Ihre Bewerbung unter Angabe des Aktenzeichens Website mit aussagefähigen Unterlagen bis zur Bewerbungsfrist: 23.07.2025 in unserem Bewerbungsportal ein. Aus Verwaltungs- und Kostengründen werden Ihre Bewerbungsunterlagen nicht zurückgesandt und nach Abschluss des Auswahlverfahrens vernichtet. Für nähere Auskünfte zum Besetzungsverfahren steht Ihnen Herr Dr. Wuttke (0711 279-3020) gerne zur Verfügung. Bei Fragen zum Aufgabenbereich wenden Sie sich bitte an Frau Dingfelder (0711 279-3160). Informationen zur Datenerhebung und -verarbeitung finden Sie auf unserer Homepage unter: Website Online bewerben Referenznummer: J52185464 1752775420287