Administrative* Mitarbeiter*in in der Doktoratszulassung

Ihr persönlicher Wirkungsraum:Das Team „Doktoratsservice und Nachwuchsförderung“ sucht Verstärkung im Bereich der Doktoratszulassung. Wir sind Teil der Dienstleistungseinrichtung Forschungsservice und Nachwuchsförderung. Die DLE ist die zentrale Serviceeinrichtung zur Unterstützung von Doktorand*innen, postdocs, sowie etablierten Wissenschafter*innen. Zu den zentralen Aufgaben gehören die Beratung von prospektiven oder aktuellen Doktorand*innen, die Bereitstellung von Weiterentwicklungsangeboten von fachunabhängigen Kompetenzen, die Unterstützung bei der Planung und Einwerbung von Drittmitteln, die Vertragsgestaltungen bei Drittmittelprojekten und anderen Forschungsaufträgen und die Unterstützung beim Transfer und der Kommerzialisierung von wissenschaftlichen Ergebnissen.Wir bieten ein kollegiales, internationales Team und ein angenehmes Arbeitsklima, gute Personalentwicklungsmaßnahmen und einen vielfältigen und abwechslungsreichen Arbeitsbereich. Die ausgeschriebene Position in Teilzeit ist ausgelegt auf eine langfristige und gesicherte Anstellung. Sie haben flexible Arbeitszeiten und können im gegenseitigen Einvernehmen auch im Homeoffice arbeiten.Die Stelle ist vorerst auf 12 Monate befristet und kann - im beiderseitigen Einvernehmen - nach einem Jahr entfristet werden.Das machen Sie konkret:Sie beraten Doktoratsinteressent*innen zum Zulassungsprozess telefonisch, per Mail, MS Teams/Zoom und persönlichSie administrieren die Zulassung zu Doktorats- und PhD-Studien, dazu gehört:Formale Studienantragsprüfung in I3V und DoxisAufbereitung der Studienanträge und Weiterleitung an die zuständigen Doktoratsstudienprogrammleitungen zur inhaltlichen PrüfungBescheiderstellung und VersandKommunikation mit den diversen Stakeholdern im ZulassungsprozessSie pflegen Daten von Studieninteressierten und Studierenden in I3VSie unterstützen das Team bei der Aufbereitung von Informationsmaterial über das Doktoratsstudium und den Zulassungsprozess an der Universität Wien
Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit:Höhere Schulbildung (Matura)Freude am Arbeiten im Teamsehr gute KommunikationsfähigkeitenOrganisationstalent, Flexibilität und Selbständigkeitsehr gute Englisch-Kenntnisse in Wort und Schriftausgezeichnete Kenntnisse in der Anwendung von MS Office (Word, Excel, PowerPoint)Kenntnis der universitären Strukturen und des universitären Betriebs von VorteilKenntnis der universitätseigenen Datenbanken I3V und Doxis von VorteilIhr besonderer Arbeitsstil: Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich und strukturiert, sind serviceorientiert und finden gerne Lösungen. Sie sind ein*e Teamplayer*in und haben eine hohe soziale und kommunikative Kompetenz.
Das bieten wir Ihnen:Work-Life-Balance: Sie haben flexible Arbeitszeiten und können auch remote arbeiten, im gegenseitigen Einvernehmen auch gerne in Teilzeit.Inspirierendes Arbeitsklima: Sie sind Teil eines engagierten Teams mit diversem universitären Background, in einer lockeren Arbeitsumgebung.Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz in 1090 Wien ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar.Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen. Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot. Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 2.699,20 (Vollzeit) erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.Gleiche Chancen für alle: Wir freuen uns über jede zusätzliche Persönlichkeit im Team!
So einfach bewerben Sie sich:Mit Lebenslauf und kurzem MotivationsschreibenAbschlusszeugnis Ihrer Qualifikation (z.B. Lehrabschluss, Matura, Studium etc.)Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:Lisette Schmidtlisette.schmidt@univie.ac.atWir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team! Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.DatenschutzerklärungBewerbungsfrist: 15.09.2025
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