Gehalt verhandeln im öffentlichen Dienst: Was möglich ist

Eine Stadtverwaltung schreibt eine Stelle „nach Entgeltgruppe 11 TVöD“ aus. Die Zahl steht bereits im Text, und sie ist nicht verhandelbar. Was zwischen 4.269,64 € und 5.046,03 € brutto im Monat entscheidet, ist die Stufe: In E 11 nach der Tabelle TVöD VKA ab 1.5.2026 liegen zwischen Stufe 1 und Stufe 3 monatlich 776,39 €. Wer im öffentlichen Dienst über Geld spricht, spricht deshalb über vier ganz bestimmte Stellschrauben und nicht über eine Summe.

Was kann eine Behörde zusagen und was nicht?

Die Entgeltgruppe folgt der Tätigkeit. Nach § 12 Abs. 2 TVöD sind Sie in der Entgeltgruppe eingruppiert, deren Tätigkeitsmerkmalen die gesamte nicht nur vorübergehend auszuübende Tätigkeit entspricht; maßgeblich ist, ob zeitlich mindestens zur Hälfte Arbeitsvorgänge anfallen, die die Anforderungen erfüllen. Die Personalstelle bewertet also die Stelle, nicht die Person. Ein besseres Angebot der Privatwirtschaft ändert daran nichts.

Gegenstand	Verhandelbar?	Rechtsgrundlage	Entscheidungsart
Entgeltgruppe	nein	§ 12 TVöD, § 12 TV-L mit Entgeltordnung	zwingende Folge der Tätigkeit
Stufe 2 ab 1 Jahr, Stufe 3 ab 3 Jahren einschlägiger Erfahrung	nachweisen, nicht verhandeln	§ 16 Abs. 2 TVöD, § 16 Abs. 2 TV-L	tariflicher Anspruch
Förderliche Zeiten	ja	§ 16 Abs. 2 Satz 3 TVöD, § 16 Abs. 2 Satz 4 TV-L	Ermessen bei Neueinstellung
Mitnahme der Stufe aus dem öffentlichen Dienst	ja	§ 16 Abs. 3 TVöD Bund, § 16 Abs. 2a TVöD VKA und TV-L	Ermessen
Vorweggewährung von bis zu zwei Stufen	ja	§ 16 Abs. 6 TVöD Bund, § 16 Abs. 5 TV-L	Ermessen, widerruflich
Vorweggewährung bei Kommunen	ja	Nr. 2 Fachkräfte-RL der VKA	Ermessen, bis 31.12.2028
Fachkräftezulage bei Kommunen	ja	Nr. 1 Fachkräfte-RL der VKA	Ermessen, befristet
Zeitzuschläge und Schichtzulagen	nein	§ 8 TVöD	ergibt sich aus dem Dienstplan
Jahressonderzahlung, Jubiläumsgeld	nein	§ 20, § 23 TVöD	tariflich festgelegt
Leistungsentgelt	nein	§ 18 TVöD	betriebliches System, nicht individuell

Die Tabelle zeigt das Muster: Alles, was an der Stelle hängt, ist gesetzt. Alles, was an Ihrer Erfahrung oder am Personalbedarf der Behörde hängt, ist beweglich. Deshalb ist die entscheidende Vorbereitung kein Argumentationstraining, sondern eine Aktenmappe.

Welche Stufe steht mir zu?

Ohne einschlägige Berufserfahrung Stufe 1, mit mindestens einem Jahr Stufe 2, mit mindestens drei Jahren in der Regel Stufe 3. Einschlägig ist nach der Protokollerklärung zu § 16 Abs. 2 eine berufliche Erfahrung in der übertragenen oder einer auf die Aufgabe bezogen entsprechenden Tätigkeit. Nicht der Beruf zählt, sondern die Aufgabe.

Der Unterschied im Wortlaut zwischen den Tarifverträgen ist bares Geld. Im TVöD heißt es bei drei Jahren „in der Regel“, im TV-L fehlt diese Einschränkung. Stufe 2 ist überall ein Anspruch. Mehr als Stufe 3 erreichen Sie über Berufserfahrung allein nicht; dafür braucht es einen der anderen drei Wege. Die Einzelheiten stehen im Beitrag zur Stufenzuordnung bei Neueinstellung, die Laufzeiten bis zur nächsten Stufe im Beitrag zum Stufenaufstieg im TVöD und TV-L.

Was eine Stufe wert ist, hängt stark von der Entgeltgruppe ab. Die folgenden Werte stammen aus der Entgelttabelle TVöD VKA ab 1.5.2026.

Entgeltgruppe	Stufe 1	Stufe 3	Unterschied im Monat	Unterschied im Jahr
E 6	3.240,30 €	3.580,46 €	340,16 €	4.081,92 €
E 9b	3.779,84 €	4.203,56 €	423,72 €	5.084,64 €
E 11	4.269,64 €	5.046,03 €	776,39 €	9.316,68 €
E 13	4.901,11 €	5.709,87 €	808,76 €	9.705,12 €

Was sind förderliche Zeiten und wie begründe ich sie?

Förderliche Zeiten sind Zeiten einer früheren beruflichen Tätigkeit, die nicht einschlägig war, aber für die vorgesehene Tätigkeit nützlich ist. Der Arbeitgeber kann sie nach § 16 Abs. 2 Satz 3 TVöD bei Neueinstellungen zur Deckung des Personalbedarfs ganz oder teilweise berücksichtigen. Zwei Bedingungen müssen zusammenkommen: Die Behörde muss die Stelle schwer besetzen können, und Ihre frühere Tätigkeit muss der neuen nutzen.

Beide Punkte gehören in den Antrag. Den Personalbedarf belegen Sie nicht selbst, aber Sie können darauf hinweisen, wenn die Stelle wiederholt ausgeschrieben wurde oder wenn im Gespräch von Besetzungsschwierigkeiten die Rede war. Den Nutzen Ihrer früheren Tätigkeit belegen Sie mit Zeugnissen, in denen die Aufgaben konkret beschrieben sind. Eine Berufsbezeichnung allein reicht der Personalstelle nicht, weil sie die Tätigkeit an den Tätigkeitsmerkmalen der Entgeltordnung spiegeln muss.

Der Weg über förderliche Zeiten führt weiter als die Berufserfahrung, weil die Zuordnung nicht bei Stufe 3 endet. Wie Tätigkeitsmerkmale gelesen werden, erklärt der Beitrag zur Eingruppierung nach der Entgeltordnung. Wer aus der Privatwirtschaft kommt, findet die typischen Fälle im Beitrag zum Quereinstieg in den öffentlichen Dienst.

Vorweggewährung und Fachkräftezulage

Beim Bund und in den Ländern gibt es die Vorweggewährung von Stufen. § 16 Abs. 6 TVöD Bund erlaubt, zur Deckung des Personalbedarfs oder zur Bindung qualifizierter Fachkräfte abweichend von der tariflichen Einstufung ein bis zu zwei Stufen höheres Entgelt ganz oder teilweise vorweg zu gewähren. § 16 Abs. 5 TV-L nennt zusätzlich die regionale Differenzierung und den Ausgleich höherer Lebenshaltungskosten als Gründe. Wer bereits Stufe 5 oder die Endstufe erreicht hat, kann bis zu 20 v.H. der Stufe 2 seiner Entgeltgruppe zusätzlich erhalten. Die Zulage kann befristet werden, sie ist jederzeit widerruflich und gilt als Tabellenentgelt.

Für kommunale Arbeitgeber fehlt eine solche Regelung im Tarifvertrag. Sie stützen sich stattdessen auf die Fachkräfte-Richtlinie der VKA vom 10. November 2023, die bis zum 31. Dezember 2028 gilt. Danach können neu eingestellte Fachkräfte der Entgeltgruppen 5 bis 15 auch ohne Berufserfahrung der Stufe 2 oder 3 zugeordnet werden, in besonderen Fällen der Stufe 4. Zusätzlich erlaubt die Richtlinie eine Fachkräftezulage von bis zu 1.500 € monatlich in den Entgeltgruppen 9a bis 15, bis zu 1.000 € in E 7 und E 8 und bis zu 500 € in E 5 und E 6. Diese Zulage fließt in die Bemessungsgrundlage für die Entgeltfortzahlung und für die Jahressonderzahlung ein, ist auf höchstens zehn Jahre zu befristen und kann verlängert werden. Künftige Entgelterhöhungen dürfen darauf angerechnet werden. Eine Übersicht aller Zulagenarten steht im Beitrag zu den Zulagen im öffentlichen Dienst.

Ein Punkt wird oft übersehen: Vorweggewährung und Fachkräftezulage schließen einander nicht aus. Nummer 2 der Richtlinie stellt ausdrücklich klar, dass eine gewährte Fachkräftezulage von einer Vorweggewährung von Stufen oder einer Anrechnung von Zeiten nicht berührt wird. Fragen Sie deshalb nach beidem, nicht nur nach einem.

In sechs Schritten zur besseren Einstufung

1. Vor der Bewerbung klären, welcher Tarifvertrag gilt. Bund, Kommune und Land haben unterschiedliche Instrumente; bei Kommunen ist die Fachkräfte-Richtlinie der entscheidende Hebel.
2. Zeugnisse und Tätigkeitsbeschreibungen aller früheren Stellen zusammenstellen. Fehlt in einem Zeugnis die Aufgabenbeschreibung, beim alten Arbeitgeber ein ergänzendes Zeugnis anfordern.
3. Eine Aufstellung anfertigen mit Arbeitgeber, Zeitraum, Tätigkeit und dem Bezug zur ausgeschriebenen Stelle. Einschlägige und förderliche Zeiten getrennt ausweisen.
4. Im Vorstellungsgespräch nur den Hinweis geben, dass Sie einschlägige Berufserfahrung nachweisen können. Eine Wunschsumme gehört nicht in dieses Gespräch, weil die Auswahlkommission über das Entgelt nicht entscheidet.
5. Nach der Zusage und vor der Unterschrift den Antrag in Textform an die Personalstelle richten, Nachweise beifügen und um Mitteilung der vorgesehenen Stufe bitten.
6. Das Einstellungsschreiben prüfen. Die Entgeltgruppe muss beim Bund nach § 12 Abs. 3 TVöD im Arbeitsvertrag stehen. Bei Ablehnung eine Begründung erbitten und die Ausschlussfrist von sechs Monaten nach § 37 TVöD im Blick behalten.

Eine Formulierung, die Sie an Ihren Fall anpassen können:

„Sehr geehrte Frau Weber, für die Stelle als Anwendungsbetreuerin Fachverfahren (Kennziffer 2026-207) danke ich für die Zusage. Vor Abschluss des Arbeitsvertrags beantrage ich die Berücksichtigung meiner Vorbeschäftigung: vom 1. Juli 2021 bis 31. August 2026 als Systemadministratorin bei der Musterland GmbH mit Betreuung einer Fachanwendung für 400 Nutzerinnen und Nutzer. Sollten Sie diese Zeit nicht als einschlägig ansehen, bitte ich um Anerkennung als förderliche Zeit nach § 16 Abs. 2 Satz 3 TVöD. Ergänzend bitte ich zu prüfen, ob für die Besetzung dieser Stelle die Fachkräfte-Richtlinie der VKA angewendet werden kann. Zeugnis und Tätigkeitsbeschreibung liegen bei.“

Warum der Zeitpunkt vor der Unterschrift entscheidet

Förderliche Zeiten, die Mitnahme einer Stufe von einem anderen öffentlichen Arbeitgeber, die Vorweggewährung und die Fachkräftezulage sind Entscheidungen „bei Neueinstellung“. Nach Vertragsschluss fehlt der Behörde für eine Nachbesserung meist die Rechtsgrundlage, weil eine höhere Stufe ohne Neueinstellung tariflich nicht vorgesehen ist. Was Sie später noch korrigieren können, ist allein der tarifliche Anspruch auf Stufe 2 oder 3 bei nachgewiesener einschlägiger Erfahrung, und auch der nur innerhalb der Ausschlussfrist von sechs Monaten nach Fälligkeit.

Ebenso wenig trägt die Fixierung auf das Monatsbrutto. Eine höhere Stufe wirkt auf die Jahressonderzahlung, auf die Zusatzversorgung und auf jede spätere Tariferhöhung, weil diese prozentual auf den Tabellenwert wirkt. Eine Fachkräftezulage wirkt auf Entgeltfortzahlung und Jahressonderzahlung, ist aber befristet und widerruflich. Die Vorweggewährung nach § 16 Abs. 6 gilt als Tabellenentgelt, ist aber ebenfalls jederzeit widerruflich. Welche Rolle die Sonderzahlung spielt, steht im Beitrag zur Jahressonderzahlung im TVöD und TV-L. Passende Stellen listen E 11 nach TVöD VKA und Tarifbeschäftigung.