Stufenzuordnung bei Neueinstellung: Welche Stufe Ihnen zusteht

Zwischen Stufe 1 und Stufe 3 der Entgeltgruppe E 9b liegen im TVöD VKA 423,72 € brutto im Monat: 3.779,84 € gegenüber 4.203,56 € nach der Tabelle ab 1.5.2026. Auf das Jahr gerechnet sind das 5.084,64 €, und der Abstand bleibt bei jedem späteren Stufenaufstieg erhalten. Welche Stufe Sie bei der Einstellung erhalten, regelt § 16 TVöD für Bund und Kommunen und § 16 TV-L für die Länder. Die Zuordnung hängt an einem einzigen Begriff: der einschlägigen Berufserfahrung.

Welche Stufe bekomme ich bei der Einstellung?

Ohne einschlägige Berufserfahrung werden Sie der Stufe 1 zugeordnet. Mit mindestens einem Jahr einschlägiger Berufserfahrung erfolgt die Einstellung in Stufe 2, mit mindestens drei Jahren in Stufe 3. So steht es in § 16 Abs. 2 TVöD (Bund und VKA) und in § 16 Abs. 2 TV-L.

Ein Unterschied im Wortlaut ist für Sie wichtig. Im TVöD heißt es, bei drei Jahren erfolge „in der Regel“ eine Zuordnung zur Stufe 3; der Arbeitgeber kann also in begründeten Ausnahmefällen abweichen. Im TV-L fehlt diese Einschränkung: Wer nach dem 31. Januar 2010 eingestellt wurde und mindestens drei Jahre einschlägige Erfahrung bei einem anderen Arbeitgeber erworben hat, wird in Stufe 3 eingestellt. Stufe 2 ist in allen drei Tarifverträgen ein Anspruch, kein Ermessen.

Mehr als Stufe 3 erreichen Sie über Berufserfahrung allein nicht. Für Stufe 4 und höher gibt es nur drei Wege: die Mitnahme einer Stufe aus einem vorherigen Arbeitsverhältnis im öffentlichen Dienst, die Anerkennung förderlicher Zeiten oder eine Vorweggewährung. Alle drei stehen weiter unten. Die Bedeutung des Begriffs Stufe und die Laufzeiten bis zur nächsten Stufe erklärt der Beitrag zum Stufenaufstieg im TVöD und TV-L.

Was gilt als einschlägige Berufserfahrung?

Einschlägige Berufserfahrung ist nach der Protokollerklärung zu § 16 Abs. 2 TVöD Bund und zu § 16 Abs. 2 TV-L „eine berufliche Erfahrung in der übertragenen oder einer auf die Aufgabe bezogen entsprechenden Tätigkeit“. Maßgeblich ist also nicht der Beruf, sondern die Aufgabe, die Sie künftig ausüben. Eine Sachbearbeiterin, die von der Bauaufsicht einer Stadt zur Bauaufsicht eines Landkreises wechselt, bringt einschlägige Erfahrung mit. Ein Industriekaufmann, der künftig Bauanträge prüft, bringt Berufserfahrung mit, aber keine einschlägige.

Ein Berufspraktikum nach dem Tarifvertrag für Praktikantinnen und Praktikanten des öffentlichen Dienstes (TVPöD) gilt grundsätzlich als Erwerb einschlägiger Berufserfahrung; das steht ausdrücklich in den Protokollerklärungen des TVöD und des TV-L. Ausbildung und Studium sind dagegen keine Berufserfahrung im Sinne der Vorschrift, weil sie keine berufliche Tätigkeit in der Aufgabe darstellen. Ob die Erfahrung aus einem öffentlichen oder privaten Arbeitgeber stammt, ist für Stufe 2 und 3 ohne Bedeutung.

Der TV-L kennt eine Besonderheit für Rückkehrer: Wer mindestens ein Jahr einschlägige Berufserfahrung beim selben Arbeitgeber erworben hat, bekommt diese Zeiten voll angerechnet, wenn zwischen dem alten und dem neuen Arbeitsverhältnis höchstens sechs Monate liegen, bei Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern ab E 13 höchstens zwölf Monate (§ 16 Abs. 2 Satz 2 TV-L mit Protokollerklärung Nr. 3). Das betrifft vor allem befristet Beschäftigte an Hochschulen, die mit einem neuen Vertrag weiterbeschäftigt werden.

Wo unterscheiden sich Bund, VKA und TV-L?

Die Grundregel ist überall gleich, die Ausnahmen nicht. Die Tabelle fasst § 16 TVöD Bund, § 16 TVöD VKA und § 16 TV-L zusammen.

Sachverhalt bei Einstellung	TVöD Bund	TVöD VKA	TV-L
Keine einschlägige Berufserfahrung	Stufe 1	Stufe 1	Stufe 1
Mindestens 1 Jahr einschlägig bei anderem Arbeitgeber	Stufe 2 (Abs. 2 Satz 2)	Stufe 2 (Abs. 2 Satz 2)	Stufe 2 (Abs. 2 Satz 3)
Mindestens 3 Jahre einschlägig bei anderem Arbeitgeber	in der Regel Stufe 3	in der Regel Stufe 3	Stufe 3
Rückkehr zum selben Arbeitgeber	Stufe und Laufzeit werden fortgeführt, wenn unmittelbarer Anschluss (Abs. 2 Satz 4)	Erworbene Stufe kann berücksichtigt werden (Abs. 2a)	Anrechnung der Zeiten, wenn Lücke höchstens 6 Monate (Abs. 2 Satz 2)
Wechsel von anderem öffentlichen Arbeitgeber im unmittelbaren Anschluss	Stufe kann ganz oder teilweise berücksichtigt werden (Abs. 3)	Stufe kann ganz oder teilweise berücksichtigt werden (Abs. 2a)	Stufe kann ganz oder teilweise berücksichtigt werden (Abs. 2a)
Förderliche Zeiten ohne einschlägige Erfahrung	Kann-Regel zur Deckung des Personalbedarfs (Abs. 2 Satz 3)	Kann-Regel zur Deckung des Personalbedarfs (Abs. 2 Satz 3)	Kann-Regel zur Deckung des Personalbedarfs (Abs. 2 Satz 4)
Vorweggewährung von Stufen	bis zu zwei Stufen (Abs. 6)	nicht in § 16; Stufe 2 bis 4 nach Fachkräfte-RL der VKA	bis zu zwei Stufen (Abs. 5)

Auffällig ist die Lücke bei den Kommunen: § 16 TVöD VKA enthält keine Vorweggewährung. Kommunale Arbeitgeber stützen eine höhere Stufe stattdessen auf die Richtlinie der VKA zur Gewinnung und zur Bindung von Fachkräften. Danach können neu eingestellte Fachkräfte der Entgeltgruppen 5 bis 15 auch ohne Berufserfahrung der Stufe 2 oder 3 zugeordnet werden, in besonderen Fällen der Stufe 4; die Richtlinie gilt bis zum 31. Dezember 2028. Beim Bund erlaubt § 16 Abs. 6 TVöD ein bis zu zwei Stufen höheres Entgelt, im TV-L § 16 Abs. 5. Welche Spielräume sich daraus im Gespräch ergeben, steht im Beitrag Gehalt verhandeln im öffentlichen Dienst.

Was sind förderliche Zeiten?

Förderliche Zeiten sind Zeiten einer früheren beruflichen Tätigkeit, die nicht einschlägig war, aber für die vorgesehene Tätigkeit nützlich ist. Der Arbeitgeber kann sie „bei Neueinstellungen zur Deckung des Personalbedarfs“ ganz oder teilweise für die Stufenzuordnung berücksichtigen. Beide Bedingungen müssen vorliegen: Die Behörde muss die Stelle nur schwer besetzen können, und Ihre frühere Tätigkeit muss der neuen nutzen.

Ein Beispiel: Ein Softwareentwickler mit fünf Jahren in einem Industrieunternehmen bewirbt sich auf eine E-11-Stelle als Anwendungsbetreuer in einer Stadtverwaltung. Seine Erfahrung ist nicht einschlägig, weil er keine Fachanwendung einer Verwaltung betreut hat. Sie ist aber förderlich. Erkennt die Stadt vier Jahre an, ist die Zuordnung zu Stufe 3 möglich. In E 11 TVöD VKA sind das 5.046,03 € statt 4.269,64 € in Stufe 1, also 776,39 € im Monat. Im TV-L liegt E 11 Stufe 3 bei 4.748,43 €, Stufe 1 bei 4.178,35 €.

Weil es eine Ermessensentscheidung ist, gibt es keinen Anspruch, auch nicht auf eine Begründung im Vertrag. Die Personalstelle entscheidet vor der Einstellung und muss dabei den Personalbedarf belegen können. Für Sie heißt das: Der Antrag muss vor Vertragsschluss gestellt und mit Nachweisen belegt sein. Wer aus der Privatwirtschaft wechselt, findet weitere Hinweise im Beitrag zum Quereinstieg in den öffentlichen Dienst.

Wie viel macht die Stufe in Euro aus?

Die folgenden Werte stammen aus der Entgelttabelle TVöD VKA ab 1.5.2026, brutto pro Monat.

Entgeltgruppe	Stufe 1	Stufe 2	Stufe 3	Differenz Stufe 1 zu 3
E 6	3.240,30 €	3.440,25 €	3.580,46 €	340,16 €
E 9b	3.779,84 €	4.039,01 €	4.203,56 €	423,72 €
E 11	4.269,64 €	4.669,92 €	5.046,03 €	776,39 €
E 13	4.901,11 €	5.279,32 €	5.709,87 €	808,76 €

Beim Bund weichen nur E 9a bis E 9c ab: E 9b Stufe 1 liegt dort bei 3.833,50 €, Stufe 3 bei 4.267,03 €. Im TV-L beträgt E 9b Stufe 1 3.620,10 € und Stufe 3 4.035,07 € (Tabelle ab 1.4.2026). Alle Werte für alle Gruppen stehen in den Tabellen TVöD VKA, TVöD Bund und TV-L.

So sichern Sie Ihre Stufe vor der Vertragsunterschrift

1. Arbeitszeugnisse und Tätigkeitsbeschreibungen aller früheren Stellen zusammenstellen. Entscheidend ist, dass die Aufgaben darin konkret beschrieben sind, nicht nur die Berufsbezeichnung.
2. Eine Aufstellung anfertigen: Arbeitgeber, Zeitraum, Tätigkeit und in einer Spalte der Bezug zur ausgeschriebenen Stelle. Einschlägige und förderliche Zeiten getrennt ausweisen.
3. Die Stufe ansprechen, sobald die Zusage vorliegt und bevor der Vertrag unterschrieben ist. Im Vorstellungsgespräch reicht der Hinweis, dass Sie einschlägige Berufserfahrung nachweisen können.
4. Den Antrag in Textform stellen, Nachweise beifügen und um Mitteilung der vorgesehenen Stufe bitten.
5. Vertrag oder Einstellungsschreiben prüfen: Beim Bund muss die Entgeltgruppe im Arbeitsvertrag stehen (§ 12 Abs. 3 TVöD Bund), bei den Ländern nach § 12 Abs. 2 TV-L. Die Stufe steht in der Regel in der Mitteilung der Personalstelle.
6. Bei Ablehnung eine Begründung erbitten. Für Stufe 2 und 3 besteht ein Anspruch; Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis verfallen nach § 37 TVöD und § 37 TV-L, wenn sie nicht innerhalb von sechs Monaten nach Fälligkeit geltend gemacht werden.

Eine Formulierung für den Antrag, die Sie an Ihren Fall anpassen können:

„Sehr geehrte Frau Müller, für die Stelle als Sachbearbeiterin Bauordnung (Kennziffer 2026-114) beantrage ich die Zuordnung zur Stufe 3 nach § 16 Abs. 2 TVöD. Ich war vom 1. März 2021 bis 31. August 2026 als Sachbearbeiterin in der Bauaufsicht des Landkreises Musterland tätig und habe dort Bauanträge nach der Landesbauordnung geprüft. Das Arbeitszeugnis mit Tätigkeitsbeschreibung füge ich bei. Hilfsweise bitte ich, die Zeit vom 1. September 2018 bis 28. Februar 2021 als Bauzeichnerin in einem Architekturbüro als förderliche Zeit nach § 16 Abs. 2 Satz 3 TVöD zu berücksichtigen. Bitte teilen Sie mir die vorgesehene Stufe vor Abschluss des Arbeitsvertrags mit.“

Was sich nach der Unterschrift noch ändern lässt

Die Stufenzuordnung ist eine Entscheidung „bei Einstellung“. Was den tariflichen Anspruch betrifft, also Stufe 2 oder 3 bei nachgewiesener einschlägiger Erfahrung, können Sie eine falsche Zuordnung auch nach Vertragsschluss korrigieren lassen, innerhalb der Ausschlussfrist. Alles andere, insbesondere förderliche Zeiten, die Mitnahme einer Stufe von einem anderen öffentlichen Arbeitgeber und die Vorweggewährung, sind Ermessensentscheidungen, die die Personalstelle vor der Einstellung trifft. Danach fehlt der Behörde meist die Rechtsgrundlage für eine Nachbesserung, weil eine höhere Stufe ohne Neueinstellung tariflich nicht vorgesehen ist.

Stufe und Entgeltgruppe sind dabei zwei verschiedene Dinge. Die Entgeltgruppe folgt aus der Tätigkeit und ist nicht verhandelbar; wie sie zustande kommt, erklärt der Beitrag zur Eingruppierung nach der Entgeltordnung. Die Stufe folgt aus Ihrer Erfahrung und ist der einzige Teil des Tabellenentgelts, bei dem Ihre Angaben und Nachweise den Ausschlag geben. Wer in eine Stelle in E 9b nach TVöD VKA wechselt, sollte den Nachweis der Berufserfahrung deshalb genauso sorgfältig vorbereiten wie die Bewerbung selbst.