Fahrtkosten zum Vorstellungsgespräch: Zahlt die Behörde?

Ob Sie Fahrtkosten zum Vorstellungsgespräch zurückbekommen, hängt zuerst an einer Frage: Hat die Behörde Sie zum Gespräch aufgefordert? Als Rechtsgrundlage für solche Vorstellungskosten wird der Aufwendungsersatz nach § 670 BGB herangezogen. Danach muss ein Auftraggeber die Aufwendungen ersetzen, die der Beauftragte macht, um den Auftrag auszuführen. Ersetzt wird aber nur, was der Beauftragte „den Umständen nach für erforderlich halten darf“.

Für Ihre Bewerbung heißt das: Die Einladung ist der Ausgangspunkt, die Angemessenheit der Kosten die Grenze. Feste Beträge pro Kilometer oder pro Nacht stehen nicht in § 670 BGB. Diese Details klären Sie mit der einladenden Stelle. Wie das Gespräch selbst abläuft und wer in der Kommission sitzt, lesen Sie im Beitrag Vorstellungsgespräch in der Behörde. Hier geht es nur um das Geld.

Auf welche Rechtsgrundlage stützt sich der Anspruch?

Die zentrale Vorschrift ist § 670 BGB mit der Überschrift „Ersatz von Aufwendungen“. Sie steht im BGB im Abschnitt über den Auftrag. Ein Auftrag ist im Sinne des BGB eine Abmachung, bei der jemand für einen anderen tätig wird. Aufwendungen sind freiwillige Ausgaben, die man dafür auf sich nimmt, etwa ein Bahnticket.

Übertragen auf das Auswahlverfahren: Die Behörde fordert Sie auf, zu einem bestimmten Termin an einen bestimmten Ort zu kommen. Sie folgen dieser Aufforderung und haben dadurch Ausgaben. An diese Konstellation knüpft der Aufwendungsersatz an. Den Wortlaut der Norm finden Sie auf gesetze-im-internet.de.

Die Vorschrift unterscheidet nicht zwischen privaten Arbeitgebern und Behörden. Ob eine Kommune, ein Land oder eine Bundesbehörde einlädt, ändert am Grundgedanken nichts. Unterschiede gibt es bei der praktischen Abwicklung. Viele öffentliche Arbeitgeber haben eigene Formulare und interne Regeln dafür. Welche Sätze dort gelten, erfahren Sie nur bei der einladenden Stelle selbst.

Welche Kosten können Sie geltend machen?

Erstattungsfähig ist, was Sie für die Anreise zum Gespräch vernünftigerweise ausgeben durften. Der Maßstab aus § 670 BGB ist die Erforderlichkeit im Einzelfall. Eine pauschale Liste mit Beträgen enthält das Gesetz nicht.

Die folgende Übersicht zeigt, worauf es bei den typischen Kostenarten ankommt. Sie nennt bewusst keine Beträge, weil diese nicht aus § 670 BGB folgen, sondern aus den Vorgaben des jeweiligen Arbeitgebers.

Ein Beispiel: Eine Bewerberin fährt aus Kassel zu einem Gespräch in Berlin. Der Termin beginnt früh am Morgen. Eine Anreise am Vortag mit Übernachtung kann hier erforderlich sein. Bei einem Termin am Nachmittag und guter Bahnverbindung lässt sich dieselbe Übernachtung schwerer begründen.

Wann zahlt die Behörde nicht?

Der Anspruch ist am schwächsten, wenn die Behörde Sie gar nicht eingeladen hat. Wer unaufgefordert vorbeikommt, um sich vorzustellen, handelt auf eigene Rechnung. Gleiches gilt, wenn Sie selbst um einen Termin vor Ort bitten, obwohl die Behörde ein Videogespräch angeboten hat.

Die zweite Grenze ist die Höhe. § 670 BGB ersetzt nur Aufwendungen, die Sie für erforderlich halten durften. Ein Taxi über eine lange Strecke statt einer verfügbaren Bahnverbindung wird kaum durchgehen. Auch Zusatzkosten, die mit dem Gespräch nichts zu tun haben, gehören nicht in die Abrechnung, etwa ein privater Anschlussaufenthalt.

Ein dritter Punkt betrifft den Text der Einladung. Steht dort ein Hinweis zu Reisekosten, ist er Ihre erste Orientierung. Enthält die Einladung einen Satz, dass keine Kosten übernommen werden, klären Sie vor der Reise, was genau gemeint ist. Eine Rückfrage per E-Mail schafft Klarheit, bevor Sie Geld ausgeben. Unklarheiten danach auszuräumen ist deutlich mühsamer.

Wie beantragen Sie die Erstattung Schritt für Schritt?

Ein förmliches Gesetz schreibt Ihnen für Bewerbungen kein bestimmtes Verfahren vor. Bewährt hat sich eine schriftliche, gut belegte Abrechnung direkt nach dem Termin. Diese Reihenfolge hilft:

1. Einladung prüfen: Lesen Sie, ob das Schreiben etwas zu Reisekosten, Formularen oder Ansprechpersonen sagt.
2. Vorab nachfragen: Fragen Sie per E-Mail, ob und in welchem Umfang Kosten erstattet werden. Nennen Sie Ihr geplantes Verkehrsmittel und eine mögliche Übernachtung.
3. Antwort sichern: Speichern Sie die Antwort der Behörde. Sie ist später Ihr wichtigster Nachweis.
4. Günstig und belegbar reisen: Wählen Sie eine zumutbare Verbindung und bewahren Sie Tickets, Hotelrechnung und Parkbelege auf.
5. Abrechnung einreichen: Schicken Sie die Aufstellung mit Kopien der Belege zeitnah an die Personalstelle. Nutzen Sie ein vorhandenes Formular der Behörde.
6. Bankverbindung angeben: Ohne IBAN und Kontoinhaber kann die Behörde nicht auszahlen.
7. Nachhaken: Kommt keine Rückmeldung, fragen Sie höflich nach dem Bearbeitungsstand.

Reichen Sie die Abrechnung möglichst bald nach dem Gespräch ein. Interne Regeln einer Behörde können Fristen vorsehen, die Sie nur auf Nachfrage erfahren. Einen Überblick über das gesamte Verfahren von der Ausschreibung bis zur Zusage bietet der Beitrag Bewerbung im öffentlichen Dienst.

Was gilt bei Assessment-Center und mehreren Auswahlrunden?

Manche Auswahlverfahren bestehen aus mehreren Terminen vor Ort. Ein Beispiel ist ein schriftlicher Test, auf den ein Assessment-Center oder ein Gespräch mit der Kommission folgt. Der Grundgedanke des § 670 BGB gilt für jeden Termin, zu dem Sie aufgefordert werden. Fragen Sie deshalb bei jeder neuen Einladung erneut nach den Kosten, statt von der ersten Antwort auf alle Runden zu schließen.

Bei mehrtägigen Verfahren steigt der Bedarf an Übernachtungen. Klären Sie früh, ob die Behörde ein Hotel bucht oder ob Sie selbst buchen sollen. Gerade bei Bundesbehörden mit zentralen Auswahlstellen gibt es häufig eigene Organisationshinweise im Einladungsschreiben. Bewerbungen mit Schwerbehinderung bringen manchmal zusätzlichen Reisebedarf mit sich, etwa eine Begleitperson. Hinweise zur Einladung in diesem Fall stehen im Beitrag Bewerbung mit Schwerbehinderung.

Was tun, wenn die Behörde die Erstattung ablehnt?

Bitten Sie zuerst um eine kurze schriftliche Begründung. Oft liegt ein Missverständnis vor, etwa ein fehlender Beleg oder eine nicht abgesprochene Übernachtung. Reichen Sie fehlende Unterlagen nach und verweisen Sie auf die Einladung und eine eventuelle Zusage per E-Mail.

Bleibt die Behörde bei ihrer Ablehnung, können Sie sich auf den Aufwendungsersatz nach § 670 BGB berufen. Bei größeren Beträgen lohnt sich eine rechtliche Beratung, zum Beispiel über eine Gewerkschaft oder eine Fachanwältin für Arbeitsrecht. Die Ablehnung der Erstattung hat mit dem Ausgang Ihrer Bewerbung nichts zu tun. Wie Sie auf eine Absage im Auswahlverfahren reagieren, beschreibt der Beitrag Absage im öffentlichen Dienst. Passende Stellen für die nächste Bewerbung finden Sie in der Stellenbörse.