Bewerbung im öffentlichen Dienst: Ablauf, Fristen, Auswahlverfahren

Eine Bewerbung bei einer Behörde folgt anderen Regeln als in der Privatwirtschaft. Der Arbeitgeber darf nicht einfach den Kandidaten nehmen, der ihm am besten gefällt. Er muss nach Art. 33 Abs. 2 GG die Person auswählen, die nach Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung am besten geeignet ist, und er muss das später begründen können. Diese Bestenauslese prägt jeden Schritt vom Ausschreibungstext bis zur Absage. Wer das Verfahren versteht, macht weniger Fehler.

Die Stellenausschreibung richtig lesen

Behördliche Ausschreibungen sind Rechtstexte in Stellenanzeigenform. Die wichtigsten Elemente:

• Kennziffer: Jede Ausschreibung trägt ein Aktenzeichen. Ohne Kennziffer kann Ihre Bewerbung intern nicht zugeordnet werden. Nennen Sie sie im Betreff und im Anschreiben.
• Entgelt- oder Besoldungsgruppe: „E 11 TVöD" oder „A 11 BBesO" ist die Bewertung der Stelle, nicht Ihr Verhandlungsspielraum. Prüfen Sie den Betrag in der TVöD-Tabelle oder der Besoldungstabelle, bevor Sie sich bewerben.
• Anforderungsprofil: Unterscheiden Sie „zwingend" und „erwünscht". Wer ein zwingendes Merkmal nicht erfüllt, scheidet in der Vorauswahl aus, egal wie gut der Rest ist.
• „Bewerbungen von Frauen sind besonders erwünscht": Dieser Satz steht in Bereichen, in denen Frauen unterrepräsentiert sind. Bei gleicher Qualifikation werden sie nach den Gleichstellungsgesetzen bevorzugt.
• „Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt": Öffentliche Arbeitgeber müssen schwerbehinderte Bewerber nach § 165 SGB IX zum Gespräch einladen, sofern die fachliche Eignung nicht offensichtlich fehlt. Weisen Sie auf die Schwerbehinderung in der Bewerbung hin, wenn Sie davon Gebrauch machen wollen.

Ob die Stelle für Beamte, Tarifbeschäftigte oder beide Gruppen offen ist, steht meist in der Überschrift oder im ersten Absatz.

Unterlagen

Die Vorauswahl erfolgt nach Aktenlage. Was nicht belegt ist, existiert nicht. Standard sind:

1. Anschreiben mit Bezug auf das Anforderungsprofil, eine Seite, Kennziffer im Betreff.
2. Tabellarischer Lebenslauf ohne Lücken. Elternzeit, Arbeitslosigkeit und Weiterbildung gehören hinein.
3. Zeugnisse: Schul- und Abschlusszeugnisse, Studienabschluss mit Notenübersicht, Fortbildungsnachweise.
4. Arbeitszeugnisse aller bisherigen Arbeitgeber. Fehlt eines, erklären Sie kurz warum.
5. Bei Beamten und Beschäftigten des öffentlichen Dienstes: aktuelle dienstliche Beurteilung und Einverständnis zur Einsichtnahme in die Personalakte, falls verlangt.

Die meisten Arbeitgeber nutzen Bewerbungsportale: Interamt für Bund und viele Länder, die Jobbörse der Bundesagentur für Arbeit, eigene Länderportale und kommunale Karriereseiten. Laden Sie Dokumente als PDF hoch, benennen Sie die Dateien nachvollziehbar und halten Sie die angegebene Dateigrößengrenze ein. Bewerbungen per E-Mail an eine Sammeladresse sind zulässig, wenn die Ausschreibung es vorsieht; ein Mailversand an die Sachbearbeiterin persönlich ist es meistens nicht.

Fristen

Die Bewerbungsfrist ist fast immer eine Ausschlussfrist. Es zählt der Eingang bei der Behörde, nicht der Poststempel und nicht der Zeitpunkt, an dem Sie auf „Absenden" geklickt haben. Bei Portalen endet die Frist regelmäßig um 23:59 Uhr des genannten Tages, bei Postbewerbungen mit Dienstschluss. Eine Nachfrist gibt es nicht, weil sie alle anderen Bewerber benachteiligen würde. Planen Sie Serverprobleme ein und laden Sie nicht in der letzten Stunde hoch.

Ablauf nach Fristende

Sichtung und Vorauswahl

Die Fachabteilung prüft alle Bewerbungen gegen den vorab festgelegten Kriterienkatalog. Dieser Katalog ist dokumentiert, weil er später einer gerichtlichen Prüfung standhalten muss. Personalrat und Gleichstellungsbeauftragte werden beteiligt, bei schwerbehinderten Bewerbern auch die Schwerbehindertenvertretung.

Auswahlgespräch

Das Gespräch ist strukturiert: Alle Kandidaten bekommen dieselben Fragen in derselben Reihenfolge, die Antworten werden nach einem Punkteschema bewertet. Spontane Sympathie spielt eine geringere Rolle als in Unternehmen. Bereiten Sie Beispiele aus Ihrer Praxis vor, die zu jedem Punkt des Anforderungsprofils passen, und rechnen Sie mit Fragen zu Rechtsgrundlagen der Stelle.

Assessment-Center, Arbeitsproben, Tests

Bei Laufbahnbewerbern für den gehobenen und höheren Dienst sind Assessment-Center mit Postkorbübung, Gruppendiskussion und Kurzvortrag verbreitet. Fachstellen verlangen oft eine Arbeitsprobe: einen Bescheid entwerfen, einen Vermerk schreiben, ein Fachkonzept präsentieren. Für Ausbildungsplätze und Anwärterstellen gibt es standardisierte Einstellungstests mit Logik, Deutsch, Mathematik und Allgemeinwissen.

Dauer

Von Bewerbungsschluss bis Zusage dauert es meist sechs bis zwölf Wochen. Länger wird es, wenn mehrere Gremien tagen müssen, ein Amtsarzt eingeschaltet wird oder die Stelle haushaltsrechtlich noch nicht freigegeben ist. Fragen Sie am Ende des Gesprächs nach dem Zeitplan; die Antwort ist verlässlicher als in der Privatwirtschaft, weil der Ablauf intern festgelegt ist.

Konkurrentenklage und Absage

Weil die Auswahl an Art. 33 Abs. 2 GG gebunden ist, kann ein unterlegener Bewerber sie gerichtlich prüfen lassen. Bei Beamtenstellen geschieht das per Eilantrag beim Verwaltungsgericht, bei Tarifstellen beim Arbeitsgericht. Deshalb erhalten Sie eine Absage in der Regel vor der Ernennung des ausgewählten Kandidaten, und die Behörde wartet danach etwa zwei Wochen. Sie dürfen nach den Gründen fragen. Die Behörde muss Ihnen mitteilen, warum ein anderer ausgewählt wurde, wenn auch knapp. Nutzen Sie diese Auskunft für die nächste Bewerbung, nicht für einen Streit, es sei denn, das Verfahren war offensichtlich fehlerhaft.

Häufige Fehler

• Kennziffer vergessen oder eine Bewerbung auf mehrere Ausschreibungen gleichzeitig.
• Zwingende Anforderungen überlesen und trotzdem bewerben.
• Fehlende Nachweise: Der Lebenslauf behauptet, das Zeugnis fehlt.
• Anschreiben ohne Bezug zum Anforderungsprofil, dafür mit Standardfloskeln.
• Gehaltsverhandlung im Gespräch beginnen, obwohl die Entgeltgruppe feststeht. Verhandelbar ist die Stufe, nicht die Gruppe.
• Nach Fristende bewerben und auf Kulanz hoffen.

Unklare Begriffe aus Ausschreibungen wie Laufbahngruppe, Planstelle oder Vorweggewährung erklärt das Glossar.