Führungszeugnis für die Bewerbung: Arten, Antrag und Kosten

Ein Führungszeugnis kostet 13,00 Euro, egal ob auf Papier oder digital. Für eine Stelle bei einer Behörde brauchen Sie laut Stadt Köln das Behördenführungszeugnis, die sogenannte Belegart O. Es geht nicht an Sie, sondern direkt an die anfordernde Stelle. Arbeiten Sie mit Kindern oder Jugendlichen, verlangt der Arbeitgeber zusätzlich oft das erweiterte Führungszeugnis. Welche Variante gemeint ist, steht in der Aufforderung der Behörde.

Wann verlangt eine Behörde ein Führungszeugnis?

Eine Behörde fordert das Führungszeugnis an, wenn sie Ihre Eignung für die Stelle prüfen will. Die Stadt Köln nennt als typischen Anlass, dass jemand bei einer Behörde arbeiten oder eine amtliche Erlaubnis beantragen möchte. Eine einheitliche Regel, in welcher Phase des Verfahrens das Zeugnis fällig wird, gibt es nicht. Den allgemeinen Ablauf von Ausschreibung bis Zusage beschreibt der Artikel Bewerbung im öffentlichen Dienst.

Das erweiterte Führungszeugnis wird nur in zwei Fällen erteilt. Entweder sieht ein Gesetz es unter Bezug auf § 30a BZRG vor. Oder es wird für die berufliche oder ehrenamtliche Beaufsichtigung, Betreuung, Erziehung oder Ausbildung Minderjähriger gebraucht, ebenso für vergleichbare Tätigkeiten mit Kontakt zu Minderjährigen. Die Stadt Köln nennt Schulen und Kitas als Beispiele. Ob es tatsächlich vorgelegt werden muss, entscheidet der Arbeitgeber.

Eine besonders strenge Regel gilt in der Kinder- und Jugendhilfe. Nach § 72a SGB VIII dürfen Träger der öffentlichen Jugendhilfe niemanden beschäftigen oder vermitteln, der wegen bestimmter Straftaten rechtskräftig verurteilt ist. Dazu zählen unter anderem die §§ 171, 174 bis 174c und 176 ff. StGB. Wer sich auf Stellen im Sozial- und Erziehungsdienst bewirbt, sollte das erweiterte Zeugnis daher fest einplanen.

Privat, erweitert, behördlich: Was ist der Unterschied?

Der Unterschied liegt im Empfänger und im Inhalt. Das private Zeugnis kommt zu Ihnen nach Hause, das behördliche direkt zur Behörde. Das Bundesamt für Justiz (BfJ), das das Bundeszentralregister führt, unterscheidet dafür sogenannte Belegarten. Das sind Kürzel, die Sie im Antrag ankreuzen.

Das Behördenzeugnis enthält mehr als das private. Neben strafgerichtlichen Entscheidungen stehen darin auch bestimmte Entscheidungen von Verwaltungsbehörden, zum Beispiel der Widerruf einer Gewerbeerlaubnis. Die Behörde muss Ihnen auf Verlangen Einsicht in das Zeugnis gewähren.

Einsicht vor der Weiterleitung

Enthält Ihr Zeugnis Eintragungen, können Sie verlangen, dass es zuerst an ein Amtsgericht Ihrer Wahl geht. Dort sehen Sie es ein. Danach leitet das Amtsgericht es an die Behörde weiter. Widersprechen Sie, vernichtet das Amtsgericht das Zeugnis. Die Meldebehörde muss Sie auf diese Möglichkeit hinweisen.

Was mit dem erweiterten Zeugnis passiert

Die Stelle, die ein erweitertes Führungszeugnis erhält, darf die Daten nur für die Eignungsprüfung nutzen. Treten Sie die Tätigkeit nicht an, sind die Daten sofort zu löschen. Spätestens sechs Monate nach der letzten Ausübung der Tätigkeit müssen sie gelöscht sein.

In Ausnahmefällen fragt die Behörde selbst beim Register an. Das ist für hoheitliche Aufgaben zulässig, wenn eine Aufforderung an Sie nicht sachgemäß wäre oder erfolglos blieb (§ 31 BZRG, Belegart OU). Unter denselben Bedingungen darf sie ein erweitertes Zeugnis zum Schutz Minderjähriger anfordern (Belegart OF).

Wie beantrage ich das Führungszeugnis?

Sie beantragen es bei der Meldebehörde, also beim Bürgeramt Ihres Wohnorts, oder online beim BfJ. Antragsberechtigt ist jede Person ab 14 Jahren. Vertreten lassen können Sie sich nicht; eine Vollmacht reicht nicht aus.

1. Klären Sie mit der Behörde die Belegart. Für OB und OE nennt Ihnen die anfordernde Stelle außerdem einen Schlüssel für den Verwendungszweck sowie ihre Anschrift.
2. Legen Sie für das erweiterte Zeugnis die schriftliche Aufforderung des Arbeitgebers bereit. Darin bestätigt er, dass die Voraussetzungen des § 30a Abs. 1 BZRG vorliegen.
3. Gehen Sie mit Ausweis zum Bürgeramt oder stellen Sie den Antrag schriftlich mit amtlich oder öffentlich beglaubigter Unterschrift.
4. Zahlen Sie die Gebühr direkt bei der Meldebehörde oder online per Kreditkarte.
5. Die Meldebehörde leitet den Antrag an das BfJ in Bonn weiter. Von dort geht das Zeugnis an Sie oder an die genannte Behörde.

Für den Online-Antrag brauchen Sie einen elektronischen Personalausweis, einen elektronischen Aufenthaltstitel oder eine eID-Karte mit freigeschalteter Online-Ausweisfunktion. Nachweise wie die Aufforderung zum erweiterten Zeugnis laden Sie zusammen mit dem Antrag hoch. Das digitale Führungszeugnis landet als PDF mit QR-Code im BundID-Postfach. Es ist aber nur als privates Zeugnis erhältlich, nicht als Zeugnis zur Vorlage bei einer Behörde.

Kommunale Online-Portale bieten teils nur das einfache private Zeugnis an. Die Gemeinde Holdorf etwa verweist für NE, OB und OE auf den persönlichen Termin oder den direkten Antrag beim BfJ.

Was kostet ein Führungszeugnis?

Jedes Führungszeugnis kostet 13,00 Euro, gedruckt wie digital. Die Gebühr ergibt sich aus Nr. 1130 der Anlage zum Justizverwaltungskostengesetz. Zahlen Sie beim Bürgeramt, behält die Meldebehörde zwei Fünftel ein und führt den Rest an die Bundeskasse ab. Das Zeugnis wird erst nach Zahlungseingang erteilt.

Das BfJ kann die Gebühr erlassen, wenn Sie mittellos sind oder ein besonderer Verwendungszweck vorliegt. Laut Stadt Köln sind Zeugnisse für ehrenamtliche Tätigkeiten gebührenfrei, auch bei einer Aufwandsentschädigung. Für eine Bewerbung auf eine bezahlte Stelle greift diese Befreiung nicht. Eine Überbeglaubigung für die Verwendung im Ausland kostet zusätzlich 25,00 Euro je Zeugnis.

Wie lange dauert es und wie alt darf das Zeugnis sein?

Das digitale Zeugnis ist laut BfJ meist innerhalb weniger Stunden da. Ausnahmen sind Fälle mit zusätzlicher Prüfung. Für das Papierzeugnis nennt das BfJ keine verbindliche Bearbeitungsdauer. Planen Sie daher Postlaufzeiten ein und beantragen Sie früh, sobald die Behörde die Belegart genannt hat.

Für Staatsangehörige anderer EU-Staaten und für Drittstaatsangehörige enthält das Zeugnis auch Mitteilungen aus Strafregistern anderer EU-Staaten. Dieses Europäische Führungszeugnis soll spätestens 20 Werktage nach Übermittlung der Ersuchen erteilt werden (§ 30b BZRG).

Eine gesetzliche Höchstgrenze für das Alter des Zeugnisses haben wir in keiner Rechtsquelle gefunden. Maßgeblich ist, was die Behörde in ihrer Aufforderung festlegt. Fehlt dort eine Angabe, fragen Sie in der Personalstelle nach, bevor Sie ein älteres Zeugnis einreichen.

Was passiert mit Einträgen, und wann verschwinden sie?

Eintragungen bleiben nicht dauerhaft im Führungszeugnis. Das Bundeszentralregistergesetz legt Fristen fest, nach denen Verurteilungen nicht mehr ins Zeugnis aufgenommen und später aus dem Register getilgt werden. Die Länge hängt von Art und Höhe der Strafe ab. Ihre persönliche Frist erfragen Sie beim BfJ oder bei einer Anwältin oder einem Anwalt; pauschale Angaben sind hier unzuverlässig.

Praktisch hilft die Belegart PB oder PE. Damit sehen Sie das Behördenzeugnis vor der Weiterleitung beim Amtsgericht ein und können noch widersprechen. Ein Eintrag schließt eine Einstellung nicht automatisch aus. Eine Ausnahme bilden die in § 72a SGB VIII genannten Straftaten in der Jugendhilfe. Für Beamtenstellen kommen eigene Eignungsanforderungen hinzu, die der Artikel Beamter werden beschreibt. Die gesundheitliche Eignung prüft separat die amtsärztliche Untersuchung.

Sonderfall: Wohnsitz im Ausland

Leben Sie nicht in Deutschland, stellen Sie den Antrag direkt beim BfJ als Registerbehörde. Die Gebühr müssen Sie vorab überweisen. Das Zeugnis darf nur an Sie selbst geschickt werden, sofern es nicht zur Vorlage bei einer Behörde bestimmt ist. Kommen Sie aus dem Ausland in eine deutsche Behörde, lohnt auch ein Blick auf die Anerkennung ausländischer Abschlüsse. Offene Stellen finden Sie unter Jobs bei Kommunen und Stellen für Beamtinnen und Beamte.