Vorstellungsgespräch in der Behörde: Wer fragt und was zählt

Auf der Seite „Bewerben in der Bundesverwaltung“ nennt karriere.bund.de, wer Sie im Gespräch erwartet: „eine Expertin oder ein Experte für Personalthemen, eine Person aus dem Fachbereich, die Gleichstellungsbeauftragte, gegebenenfalls die Schwerbehindertenvertretung und eine Person aus dem Personalrat“. Fünf Personen, fünf Rollen, ein Protokoll. Und ein Satz auf derselben Seite, der die ganze Logik erklärt: „Bauchgefühl und persönliche Sympathien zählen hier nicht.“

Wer sitzt in der Auswahlkommission und warum?

Jede Person am Tisch ist aus einem anderen Rechtsgrund dort. Das ist kein Gremium, das gemeinsam ein Bauchgefühl entwickelt, sondern eine Zusammenkunft von Zuständigkeiten.

Rolle	Rechtsgrundlage (Bund)	Worauf diese Person achtet
Personalstelle	Verfahrensverantwortung der Dienststelle, § 8 BBG	Ablauf, Gleichbehandlung, Dokumentation, formale Voraussetzungen
Fachbereich	fachliche Bewertung nach Art. 33 Abs. 2 GG	Ob Sie die Aufgaben der Stelle tatsächlich erledigen können
Gleichstellungsbeauftragte	§ 27 Abs. 1 Nr. 1 Buchstabe b BGleiG	Unzulässige Fragen, Bewertung nach § 9 BGleiG, paritätische Besetzung
Personalrat	§ 78 Abs. 1 Nr. 1 BPersVG	Ob die Einstellung mitbestimmungsfähig zustande kommt
Schwerbehindertenvertretung	§ 178 Abs. 2 Satz 4 SGB IX	Ob Nachteilsausgleiche und Einladungspflicht beachtet werden

Die Gleichstellungsbeauftragte ist nach § 27 Abs. 3 BGleiG sogar vor dem Personalrat zu beteiligen. Auswahlkommissionen sollen nach § 7 Abs. 3 BGleiG geschlechterparitätisch besetzt sein; ist das aus triftigen Gründen nicht möglich, sind die Gründe aktenkundig zu machen. Wenn Sie also drei Frauen und zwei Männern gegenübersitzen, ist das kein Zufall, sondern eine Vorgabe.

Wichtig für Ihre Erwartung: Die Kommission entscheidet nicht. Sie bewertet und empfiehlt. Die Auswahlentscheidung trifft die Dienststelle, und erst danach beginnt die Mitbestimmung des Personalrats nach § 78 Abs. 1 Nr. 1 BPersVG. Der Personalrat kann seine Zustimmung nach § 78 Abs. 5 BPersVG verweigern, etwa wenn die Maßnahme gegen ein Gesetz oder einen Tarifvertrag verstößt.

Was ist ein strukturiertes Interview?

Ein strukturiertes Interview ist ein Gespräch, dessen Fragen vor dem ersten Termin schriftlich feststehen und allen Bewerberinnen und Bewerbern in gleicher Formulierung und Reihenfolge gestellt werden. karriere.bund.de beschreibt es so: „Dafür gibt es dann auch strukturierte Interviews, die für alle Bewerberinnen und Bewerber eines Auswahlverfahrens identisch sind.“

Der Grund ist verfassungsrechtlich. Art. 33 Abs. 2 GG lautet: „Jeder Deutsche hat nach seiner Eignung, Befähigung und fachlichen Leistung gleichen Zugang zu jedem öffentlichen Amte.“ Für Beamtinnen und Beamte wiederholt § 9 BBG diesen Maßstab und verbietet ausdrücklich die Berücksichtigung von Geschlecht, Abstammung, Behinderung, Religion, politischer Anschauung, Herkunft, „Beziehungen“ oder sexueller Identität; § 9 BeamtStG gilt gleichlautend für die Länder. Ein Vergleich nach diesem Maßstab funktioniert nur, wenn alle dieselbe Prüfung durchlaufen.

Praktisch bedeutet das drei Dinge. Erstens wird mitgeschrieben, oft von jeder Person am Tisch getrennt. Zweitens wird jede Antwort einem Anforderungsmerkmal aus der Ausschreibung zugeordnet und dort bewertet. Drittens ist Ihre lockere Unterhaltung mit der Fachperson über den gemeinsamen Heimatort für die Bewertung wertlos, weil es dafür kein Merkmal gibt. Was das Prinzip der Bestenauslese im gesamten Verfahren bedeutet, steht im Beitrag zur Bewerbung im öffentlichen Dienst.

Welche Fragen kommen und was wird damit gemessen?

Die Fragen leiten sich aus dem Anforderungsprofil ab. Nach § 6 Abs. 3 BGleiG müssen Arbeitsplatzausschreibungen des Bundes „die Anforderungen des zu besetzenden Arbeitsplatzes festlegen“. Die Ausschreibung ist damit Ihr Fragenkatalog im Rohzustand.

Ein Beispiel: Die Bundesanstalt Technisches Hilfswerk sucht unter der Kennziffer THW-2026-258 eine Sachbearbeitung Haushalt und Beschaffung in Bonn (Bewerbungsfrist 5. Oktober 2026, veröffentlicht auf service.bund.de). Im Anforderungsprofil stehen unter anderem „Vertiefte Kenntnisse im Bundeshaushaltsrechts und in Vergabeverfahren“, „Team- und Kommunikationsfähigkeit“ sowie „Diversity- und Gender-Kompetenz“. Aus jedem dieser Punkte wird eine Frage.

Typische Frage	Gemessenes Merkmal	Was die Kommission hören will
Warum bewerben Sie sich gerade auf diese Stelle in dieser Behörde?	Motivation, Kenntnis des Aufgabenbereichs	Bezug zum gesetzlichen Auftrag der Behörde, nicht zur Sicherheit des Arbeitsplatzes
Beschreiben Sie eine Aufgabe aus Ihrer bisherigen Tätigkeit, die dieser Stelle entspricht.	fachliche Leistung, einschlägige Erfahrung	Eine konkrete Situation mit Ihrer Rolle, Ihrem Vorgehen und dem Ergebnis
Wie gehen Sie vor, wenn eine Rechtsvorschrift für Ihren Fall keine eindeutige Lösung vorgibt?	Rechtsanwendung, Sorgfalt	Auslegung, Rückfrage bei der Fachaufsicht, Aktenvermerk statt Bauchentscheidung
Eine Bürgerin beschwert sich lautstark über einen Bescheid, den Sie geschrieben haben. Was tun Sie?	Kommunikationsfähigkeit, Belastbarkeit	Zuhören, Sachverhalt trennen von Ton, Rechtsbehelf erklären
Sie erhalten drei Vorgänge mit derselben Frist. Wie priorisieren Sie?	Arbeitsorganisation	Kriterium für die Reihenfolge, frühe Rückmeldung an die Leitung
Was verstehen Sie unter Diversity-Kompetenz in Ihrer täglichen Arbeit?	Merkmal aus der Ausschreibung	Ein Beispiel aus Ihrer Praxis, keine Definition aus dem Lehrbuch

Die zweite Zeile ist die wichtigste. Fast jede Kommission fragt nach einer konkreten Situation, und fast jede Absage begründet sich damit, dass Antworten allgemein blieben. „Ich arbeite gerne im Team“ trägt kein Merkmal. „In der Vergabestelle habe ich mit dem Rechnungsprüfungsamt einen Zeitplan für die Ausschreibung abgestimmt, weil wir sonst die Frist gerissen hätten“ trägt zwei.

Welche Fragen sind unzulässig?

§ 7 Abs. 2 BGleiG verbietet in Vorstellungsgesprächen und besonderen Auswahlverfahren „insbesondere Fragen nach dem Familienstand, einer bestehenden oder geplanten Schwangerschaft sowie nach bestehenden oder geplanten Familien- oder Pflegeaufgaben“. § 7 Abs. 1 AGG verbietet jede Benachteiligung wegen der in § 1 AGG genannten Gründe, darunter Alter, ethnische Herkunft, Religion, Behinderung und sexuelle Identität. § 11 AGG erstreckt das Verbot auf die Ausschreibung selbst.

Auf eine unzulässige Frage müssen Sie nicht wahrheitsgemäß antworten; eine falsche Antwort begründet später keine Anfechtung des Vertrags. Praktisch hilfreicher ist eine Rückfrage nach dem Bezug zur Stelle, weil die Gleichstellungsbeauftragte dann in der Regel eingreift. Genau dafür sitzt sie im Raum.

Ebenso ausgeschlossen ist nach § 9 Abs. 2 BGleiG die vergleichende Bewertung von Unterbrechungen der Berufstätigkeit wegen Familien- oder Pflegeaufgaben, von reduzierter Arbeitszeit und von der Absicht, künftig Arbeitszeit zu reduzieren. Wer aus der Elternzeit kommt oder in Teilzeit arbeiten will, muss das nicht verbergen. Wird trotzdem benachteiligt, greift § 22 AGG: Wer Indizien für eine Benachteiligung beweist, zwingt den Arbeitgeber zum Gegenbeweis. Ein Entschädigungsanspruch nach § 15 Abs. 2 AGG muss allerdings innerhalb von zwei Monaten ab Zugang der Ablehnung schriftlich geltend gemacht werden (§ 15 Abs. 4 AGG).

So bereiten Sie sich auf die Kommission vor

1. Die Ausschreibung in Muss- und Kann-Kriterien zerlegen. karriere.bund.de beschreibt diese Unterscheidung ausdrücklich; Kann-Kriterien erkennen Sie an „idealerweise“, „wünschenswert“ oder „von Vorteil“.
2. Zu jedem Muss-Kriterium eine Berufssituation notieren: Ausgangslage, Ihre Aufgabe, Ihr Vorgehen, das Ergebnis. Vier Sätze genügen, mehr merken Sie sich ohnehin nicht.
3. Den gesetzlichen Auftrag der Behörde nachlesen. In der Ausschreibung des Bundesverwaltungsamts unter der Kennziffer BVA-2026-090 für eine Sachbearbeitung im Bereich Travel Management System steht der Aufgabenzuschnitt bis hin zur Betreuung der Kundenbehörden; wer das gelesen hat, redet nicht über „Verwaltung im Allgemeinen“.
4. Die Entgeltgruppe der Stelle prüfen und Ihre Nachweise über Berufserfahrung bereithalten. Die Gruppe steht in der Ausschreibung, die Stufe verhandeln Sie nach der Zusage, nicht im Gespräch.
5. Zwei eigene Fragen vorbereiten, die zur Stelle passen: Wie ist das Sachgebiet aufgestellt, wie läuft die Einarbeitung. Fragen zur Bezahlung erübrigen sich, weil die Tabelle sie beantwortet.
6. Nach dem Gespräch nichts nachreichen, was nicht angefordert wurde. Was nach Fristende eingeht, bleibt in der Regel unberücksichtigt; die Regeln dazu stehen im Beitrag zu den Bewerbungsfristen im öffentlichen Dienst.

Was das Gespräch in der Behörde von dem in der Wirtschaft trennt

Wer aus der Wirtschaft kommt, verkauft im Gespräch sich selbst und wartet auf Nachfragen. In der Behörde gibt es keine Nachfragen, jedenfalls keine, die vom Katalog abweichen. Wenn Sie ein Merkmal nicht ansprechen, bleibt das Feld im Bewertungsbogen leer, und niemand am Tisch darf es für Sie füllen. Antworten Sie deshalb so, dass in jeder Antwort mindestens eine überprüfbare Tatsache steht.

Der zweite Fehler ist die Annahme, ein sympathisches Gespräch sei ein gutes Gespräch. Bewertet wird die Antwort, nicht der Eindruck. Und der dritte betrifft die Zeit danach: Zwischen Gespräch und Zusage liegen die Auswertung, die Auswahlentscheidung, die Beteiligung von Gleichstellungsbeauftragter, Personalrat und Schwerbehindertenvertretung sowie oft die haushaltsrechtliche Freigabe der Stelle. Wer nach zwei Wochen keine Antwort hat, ist nicht abgelehnt, sondern mitten im Verfahren. Für Stellen, auf die Sie sich parallel bewerben wollen, hilft die Übersicht der offenen Stellen beim Bund.