Verwaltungsfachangestellte: Aufgaben, Gehalt, Einstieg

7.137 junge Menschen haben 2025 einen Ausbildungsvertrag als Verwaltungsfachangestellte abgeschlossen. Damit steht der Beruf auf Rang 19 der bundesweiten Rangliste des Bundesinstituts für Berufsbildung, direkt hinter Elektronikerinnen für Betriebstechnik. Wer im Rathaus einen Personalausweis beantragt, ein Gewerbe anmeldet oder Wohngeld bezieht, hat es fast immer mit diesen Beschäftigten zu tun.

Was machen Verwaltungsfachangestellte?

Sie bearbeiten Verwaltungsvorgänge auf Grundlage von Gesetzen, Verordnungen und Satzungen: Anträge prüfen, Bescheide erlassen, Bürgerinnen und Bürger beraten, Haushaltsmittel verwalten, an Personalangelegenheiten mitwirken. Der Rechtsstoff ist der Kern der Arbeit, nicht das Beiwerk. Wer Formulare für Bürokratie hält, wird in diesem Beruf unglücklich.

Die Ausbildungsordnung kennt mehrere Fachrichtungen, die sich vor allem im Rechtsstoff unterscheiden. Die Kommunalverwaltung ist die größte und deckt Städte, Gemeinden, Landkreise und Zweckverbände ab; Stellen finden Sie unter Arbeitgeber Kommune. Die Landesverwaltung umfasst Ministerien, Regierungspräsidien, Landesämter sowie die Polizei- und Justizverwaltung, zu sehen unter Arbeitgeber Land. Die Bundesverwaltung reicht von den Ministerien bis zu nachgeordneten Behörden wie der Bundesagentur für Arbeit oder dem Zoll, nachzulesen unter Arbeitgeber Bund. Daneben existieren die Fachrichtungen Kirchenverwaltung sowie Handwerksorganisation und Industrie- und Handelskammern mit eigenem Dienst- und Arbeitsrecht.

Unabhängig von der Fachrichtung ähneln sich die Einsatzfelder. Im Bürgerservice sind es Meldewesen, Pass- und Ausweiswesen, Kfz-Zulassung und Wohngeld. Im Personalamt Ausschreibungen, Einstellungen, Eingruppierung und Bezügeabrechnung. In der Kämmerei Haushaltsplanung, Kasse, Steuern und Vergabe. Im Ordnungsamt Gewerbeanmeldungen, Gaststättenrecht und Bußgeldverfahren.

Wie läuft die duale Ausbildung ab?

Die Ausbildung nach dem Berufsbildungsgesetz und der Verordnung über die Berufsausbildung zum Verwaltungsfachangestellten dauert drei Jahre und findet an drei Lernorten statt.

1. Ausbildungsbehörde: Praktische Ausbildung in wechselnden Ämtern, meist im Rotationsprinzip durch Bürgerbüro, Personalamt, Kämmerei, Sozialamt und Ordnungsamt.
2. Berufsschule: Blockunterricht oder Teilzeitunterricht in Verwaltungsrecht, Rechnungswesen, Wirtschaftslehre und Kommunikation.
3. Verwaltungsschule oder Studieninstitut: Die dienstbegleitende Unterweisung vertieft das Verwaltungsrecht und bereitet auf die Abschlussprüfung vor, die je nach Land vor der Verwaltungsschule oder der zuständigen Stelle abgelegt wird.

Bei guten Leistungen lässt sich die Ausbildungszeit auf Antrag verkürzen. Bewerberinnen und Bewerber mit Fachhochschulreife oder Abitur starten häufig mit einer um sechs oder zwölf Monate kürzeren Dauer.

Das Berufsbildungsgesetz schreibt keinen Schulabschluss vor. In der Praxis erwarten die meisten Arbeitgeber einen mittleren Schulabschluss. Wichtiger als das Zeugnis ist der Einstellungstest, den fast alle Kommunen und Länder einsetzen: Rechtschreibung, Textverständnis, Grundrechenarten, logisches Denken, Allgemeinwissen. Ein Führungszeugnis wird bei der Einstellung verlangt, weil Verwaltungsfachangestellte hoheitliche Aufgaben wahrnehmen.

Wie viel verdiene ich in der Ausbildung?

Auszubildende der Kommunen und des Bundes werden nach dem Tarifvertrag für Auszubildende des öffentlichen Dienstes vergütet. § 8 des Besonderen Teils BBiG nennt feste Monatsbeträge, die zum 1. Mai 2026 um jeweils 75 Euro gestiegen sind:

Ausbildungsjahr	bis 31. März 2025	ab 1. April 2025	ab 1. Mai 2026
Erstes	1.218,26 €	1.293,26 €	1.368,26 €
Zweites	1.268,20 €	1.343,20 €	1.418,20 €
Drittes	1.314,02 €	1.389,02 €	1.464,02 €
Viertes	1.377,59 €	1.452,59 €	1.527,59 €

TVAöD, Besonderer Teil BBiG, § 8 Abs. 1, Lesefassung der VKA. Für den Bereich des TVöD Besonderer Teil Sparkassen gilt eine abweichende Regelung. Hinzu kommen Jahressonderzahlung, Lernmittelzuschuss und eine Abschlussprämie bei bestandener Prüfung. Offene Plätze stehen unter Ausbildung im öffentlichen Dienst.

Welche Entgeltgruppe erwartet mich nach dem Abschluss?

Verwaltungsfachangestellte sind Tarifbeschäftigte. Bei Kommunen gilt der TVöD VKA, beim Bund der TVöD Bund, bei den Ländern der TV-L. Die Entgeltgruppe hängt nicht vom Abschluss ab, sondern von der übertragenen Tätigkeit; wie das im Einzelnen funktioniert, erklärt der Beitrag Eingruppierung und Tätigkeitsmerkmale. Üblich sind nach der Ausbildung E 5 oder E 6, bei eigenständiger Sachbearbeitung E 8 oder E 9a.

Typische Tätigkeit	Entgeltgruppe	Stufe 1	Stufe 6 (Endstufe)
Einfache Sachbearbeitung, Bürgerbüro, Registratur	E 5	3.124 €	3.783 €
Sachbearbeitung mit gründlichen Fachkenntnissen	E 6	3.240 €	3.926 €
Sachbearbeitung mit vielseitigen Fachkenntnissen	E 8	3.486 €	4.231 €
Eigenständige Sachbearbeitung mit selbständigen Leistungen	E 9a	3.659 €	4.980 €

TVöD VKA, Tabelle gültig ab 1. Mai 2026, brutto pro Monat, auf volle Euro gerundet. Alle Gruppen und Stufen stehen in der TVöD-VKA-Tabelle. Hinzu kommen Jahressonderzahlung, betriebliche Zusatzversorgung und in vielen Kommunen Leistungsentgelt.

Die Stufe richtet sich nach der Berufserfahrung. Wer direkt nach der Ausbildung übernommen wird, beginnt in Stufe 1. Die Ausbildungszeit selbst zählt nicht als einschlägige Berufserfahrung im Sinne des § 16 TVöD; welche Zeiten anerkannt werden, steht im Beitrag Stufenzuordnung bei Neueinstellung.

Aufstieg über Lehrgang oder Studium

Der wichtigste Karriereschritt ist der Verwaltungslehrgang II, vielerorts noch Angestelltenlehrgang II genannt, mit dem Abschluss Verwaltungsfachwirtin oder Verwaltungsfachwirt. Er läuft berufsbegleitend an einem Studieninstitut, dauert zwei bis drei Jahre und wird vom Arbeitgeber finanziert, häufig mit einer Bindungsklausel. Der Abschluss gilt als Voraussetzung für Tätigkeiten der Entgeltgruppen E 9b bis E 11: Sachgebietsleitung, schwierige Sachbearbeitung in Bauverwaltung, Sozialrecht oder Vergabe. E 9b beginnt bei 3.780 Euro und endet bei 5.313 Euro, E 11 reicht von 4.270 bis 6.327 Euro.

Wer weiter will, studiert. Die Hochschulen für öffentliche Verwaltung der Länder bieten Bachelorstudiengänge wie Public Management, Allgemeine Verwaltung oder Bachelor of Laws an, teils berufsbegleitend, teils als Vorbereitungsdienst mit Anwärterbezügen. Der Abschluss öffnet den gehobenen Dienst: als Tarifbeschäftigte E 9b bis E 12, als Beamte die Laufbahngruppe des gehobenen nichttechnischen Verwaltungsdienstes. Für Verwaltungsfachangestellte mit Berufserfahrung ist der Hochschulzugang auch ohne Abitur möglich, die Bedingungen legen die Länder fest.

Der Verwaltungslehrgang I steht Quereinsteigenden offen. Viele Kommunen stellen Kaufleute für Büromanagement, Rechtsanwaltsfachangestellte oder Bankkaufleute in der Sachbearbeitung ein und lassen sie den Lehrgang nachholen. Er endet mit einer Prüfung, die dem Abschluss der Verwaltungsfachangestellten gleichgestellt ist. Eingruppiert wird zunächst nach der tatsächlich ausgeübten Tätigkeit. Einzelheiten stehen im Beitrag Quereinstieg in den öffentlichen Dienst.

Verbeamtung als Alternative

Dieselben Aufgaben nehmen in vielen Behörden auch Beamtinnen und Beamte wahr. Das Gegenstück zur Ausbildung ist der Vorbereitungsdienst für den mittleren nichttechnischen Verwaltungsdienst mit dem Abschluss Verwaltungswirtin oder Verwaltungswirt. Die Laufbahn beginnt in der Besoldungsgruppe A 6 und reicht regulär bis A 9.

Beamte zahlen keine Beiträge zur Sozialversicherung und erhalten Beihilfe und Pension, sind dafür an Höchstaltersgrenzen und die amtsärztliche Eignung gebunden. Als Orientierung dient die Bundesbesoldungstabelle; die Länder haben eigene Besoldungsgesetze mit abweichenden Beträgen. Ob Beamtenverhältnis oder Tarif für Sie günstiger ist, rechnet der Beitrag Beamte oder Tarifbeschäftigte durch. Bereits ausgebildete Verwaltungsfachangestellte können bei vielen Dienstherren nach einer Anerkennung ihrer Qualifikation in das Beamtenverhältnis wechseln.

Worauf es bei der Bewerbung ankommt

Kommunen schreiben Ausbildungsplätze oft ein Jahr vor Beginn aus, und die genannte Frist ist eine Ausschlussfrist: Wer sie versäumt, ist aus dem Verfahren, unabhängig von der Qualifikation. Ein Blick auf die Kennziffer der Ausschreibung lohnt ebenfalls, weil viele Portale ohne sie keine Zuordnung vornehmen. Den Ablauf beschreibt der Beitrag Bewerbung im öffentlichen Dienst.

Über die Einladung entscheidet in der Regel der Einstellungstest, nicht das Anschreiben. Prozentrechnung, Textaufgaben, Logikreihen und Rechtschreibung lassen sich üben, und genau das unterscheidet die Eingeladenen von den Abgelehnten. Ein Praktikum im Rathaus oder ehrenamtliche Tätigkeit hilft im Gespräch, ersetzt aber kein Testergebnis.

Die Wahl der Fachrichtung legt Sie nicht auf Lebenszeit fest, prägt aber die ersten Jahre. Die Kommunalverwaltung bietet die meisten Stellen und die breiteste Aufgabenpalette, Bund und Land die spezialisierteren Zuschnitte. Ein späterer Wechsel zwischen Kommunen ist ohne Verlust der Stufe möglich, solange die Beschäftigung im öffentlichen Dienst nicht unterbrochen wird. Aktuelle Ausschreibungen stehen unter Verwaltung.