Wer macht was im Rathaus: Ämter der Stadtverwaltung

Die Stadt Köln führt neun Dezernate, vom Dezernat des Oberbürgermeisters über Mobilität und Planen und Bauen bis zu Klima, Umwelt, Grün und Liegenschaften. Darunter liegen mehrere Dutzend Ämter. Wer eine Stelle im Rathaus sucht, bewirbt sich fast nie bei „der Stadt“, sondern bei einem dieser Ämter, und das entscheidet über Aufgaben, Rechtsgebiet und Entgeltgruppe.

Was schreiben die Gemeindeordnungen vor?

Die Gemeindeordnungen der Länder regeln die Spitze der Verwaltung, nicht ihren Zuschnitt im Einzelnen. Die Gemeindeordnung für Nordrhein-Westfalen ist dafür ein gutes Beispiel, weil sie die Aufgabenverteilung ungewöhnlich deutlich benennt.

Nach § 62 Absatz 1 GO NRW ist der Bürgermeister kommunaler Wahlbeamter und verantwortlich für die Leitung und Beaufsichtigung des Geschäftsgangs der gesamten Verwaltung. Er leitet und verteilt die Geschäfte und kann sich einzelne Angelegenheiten selbst vorbehalten. Nach § 73 Absatz 2 ist er Dienstvorgesetzter der Bediensteten der Gemeinde und trifft die dienst- und arbeitsrechtlichen Entscheidungen.

Die zweite Ebene bilden die Beigeordneten. Ihre Zahl legt nach § 71 Absatz 1 die Hauptsatzung fest; sie sind kommunale Wahlbeamte und werden vom Rat für acht Jahre gewählt. In kreisfreien Städten muss ein Beigeordneter als Stadtkämmerer bestellt werden. Zusammen mit Bürgermeister und Kämmerer bilden sie nach § 70 den Verwaltungsvorstand, der bei den Grundsätzen der Organisation, der Aufstellung des Haushaltsplans und den Grundsätzen der Personalführung mitwirkt.

Alles darunter, also die Einteilung in Ämter, Fachbereiche oder Fachdienste, entscheidet die Kommune selbst. Deshalb heißt dieselbe Einheit in einer Stadt Ordnungsamt, in der nächsten Fachbereich Bürgerdienste und im Landkreis Fachdienst Sicherheit und Ordnung.

Eine zweite Unterscheidung prägt die Arbeit stärker als der Name: Pflichtaufgaben und freiwillige Aufgaben. Meldewesen, Bauaufsicht, Jugendhilfe und Sozialleistungen muss eine Kommune erfüllen, teils nach Weisung des Landes. Bibliotheken, Sportförderung, Volkshochschule und Wirtschaftsförderung sind freiwillig und werden bei angespanntem Haushalt zuerst gekürzt. Wer langfristig planen will, sollte wissen, in welcher Kategorie die eigene Stelle liegt.

Welche Ämter gibt es und welche Stellen schreiben sie aus?

Trotz unterschiedlicher Bezeichnungen ähneln sich die Zuständigkeiten stark. Die folgende Übersicht ordnet den typischen Ämtern die Stellen zu, die dort ausgeschrieben werden, und die Entgeltgruppen, die dabei üblich sind.

Amt	Typische Stellen	Entgeltspanne
Hauptamt, Bürgermeisterbüro	Ratsbüro, Organisation, Gremienbetreuung, Presse	E 6 bis E 11
Personalamt	Personalsachbearbeitung, Eingruppierung, Bezügeabrechnung, Ausbildungsleitung	E 8 bis E 11
Kämmerei, Stadtkasse	Haushaltsplanung, Buchhaltung, Vollstreckung, Steueramt	E 6 bis E 12
Rechtsamt, Vergabestelle	Justiziariat, Widerspruchsbearbeitung, Vergabeprüfung	E 9b bis E 13
Bürgerbüro, Standesamt	Meldewesen, Pass- und Ausweiswesen, Personenstandsfälle	E 5 bis E 9a
Ordnungsamt	Gewerbe, Gaststätten, Bußgeldstelle, Kommunaler Ordnungsdienst	E 6 bis E 10
Sozialamt, Jobcenter	Leistungssachbearbeitung, Wohngeld, Eingliederungshilfe	E 8 bis E 11
Jugendamt	Allgemeiner Sozialer Dienst, Amtsvormundschaft, Kita-Fachberatung	S-Tabelle, teils E 9c bis E 11
Bauverwaltung, Bauaufsicht	Bauantragsprüfung, Bauordnung, Denkmalschutz	E 9c bis E 12
Stadtplanung, Tiefbau, Grünflächen	Bebauungsplanung, Straßenbau, Landschaftsplanung	E 10 bis E 13
Amt für Informationsverarbeitung	Systemadministration, Fachverfahrensbetreuung, Informationssicherheit	E 9b bis E 13

Entgeltgruppen als Spanne aus Ausschreibungen; verbindlich ist immer die Bewertung der konkreten Stelle nach der Entgeltordnung. Die Beträge zu jeder Gruppe stehen in der TVöD-VKA-Tabelle.

Warum sagt der Amtsname nichts über das Gehalt?

Die Entgeltgruppe folgt aus der Tätigkeit, nicht aus dem Amt. Zwei Beispiele aus demselben Haus können weit auseinanderliegen: Die Ausgabe von Personalausweisen im Bürgerbüro erfüllt gründliche Fachkenntnisse und landet bei E 5 oder E 6, die Prüfung eines Bauantrags nach Landesbauordnung erfüllt besondere Schwierigkeit und Bedeutung und erreicht E 10 oder E 11.

Der Landkreis Rostock schrieb im September 2026 eine Sachbearbeitung Bauaufsicht in Güstrow mit TVöD-VKA E 10 aus und verlangte dafür ein technisch-ingenieurwissenschaftliches Hochschulstudium. Die Höhe der Gruppe erklärt sich aus dem Prüfungsumfang, nicht aus dem Ortsschild. Wie die Anforderungen aufeinander aufbauen, erläutert der Beitrag Eingruppierung und Tätigkeitsmerkmale; welche Aufgaben in der Sachbearbeitung typisch sind, steht unter Sachbearbeitung in der Verwaltung.

In welcher Stufe Sie innerhalb der Gruppe starten, hängt von anerkannter Berufserfahrung ab. Die Regeln dazu stehen im Beitrag Stufenzuordnung bei Neueinstellung.

Welches Amt passt zu welchem Profil?

Wer aus einem kaufmännischen Beruf kommt, findet in Kämmerei, Stadtkasse und Personalamt die geringste Umstellung: Buchführung, Fristen, Abrechnungslogik. Der Rechtsstoff kommt hinzu, die Denkweise bleibt.

Juristische Neigung führt ins Ordnungsamt, ins Rechtsamt oder in die Bauaufsicht. Dort wird täglich subsumiert, Ermessen ausgeübt und begründet, warum eine Erlaubnis versagt wird. Diese Ämter suchen dauerhaft und nehmen auch Bewerber ohne Volljuristenexamen, sofern die Verwaltungsprüfung II oder ein Verwaltungsstudium vorliegt.

Soziale Berufe konzentrieren sich in Jugendamt, Sozialamt und Gesundheitsamt. Für den Allgemeinen Sozialen Dienst verlangen Städte fast immer ein Studium der Sozialen Arbeit oder Sozialpädagogik mit staatlicher Anerkennung; bezahlt wird nach der S-Tabelle des TVöD, nicht nach der allgemeinen E-Tabelle. Technische Profile finden in Tiefbau, Stadtplanung, Grünflächen und Gebäudemanagement den Einstieg, häufig mit Fachkräftemangel und entsprechend kurzen Verfahren.

Worauf Sie bei der Bewerbung achten sollten

Die Kennziffer der Ausschreibung gehört in jede Bewerbung, weil viele Kommunen die Zuordnung sonst nicht vornehmen. Ebenso wichtig ist die Frist: Sie ist eine Ausschlussfrist, kein Richtwert. Den Ablauf beschreibt der Beitrag Bewerbung im öffentlichen Dienst.

Ein Detail, das viele übersehen: Kleine Gemeinden schreiben deutlich seltener aus, besetzen dafür aber breiter zugeschnittene Stellen. Wer im 8.000-Einwohner-Rathaus anfängt, bearbeitet Gewerbeanmeldung, Friedhofswesen und Wahlorganisation nebeneinander. Das ist fachlich lehrreich und in der Eingruppierung oft besser als gedacht, weil vielseitige Fachkenntnisse leichter nachweisbar sind. In der Großstadt ist der Zuschnitt enger, die Spezialisierung dafür tiefer und der Aufstieg planbarer. Offene Stellen stehen unter Arbeitgeber Kommune und Verwaltung.