Verwaltungslehrgang I und II: Zugang, Dauer, Entgeltgruppen

„Voraussetzung ist der Abschluss des Verwaltungslehrgangs II“ steht in vielen kommunalen Ausschreibungen ab Entgeltgruppe 9b. Das ist kein Wunsch der Personalstelle, sondern eine tarifliche Pflicht: Die Entgeltordnung (VKA) verlangt in acht kommunalen Arbeitgeberverbänden für die Entgeltgruppen 9b bis 12 eine Zweite Prüfung und für die Gruppen 5 bis 9a eine Erste Prüfung. Zwischen E 9a und E 9b liegen im TVöD VKA in Stufe 3 105,89 € brutto im Monat, zwischen E 9a und E 11 dagegen 948,36 €.

Warum verlangen Kommunen diese Prüfung?

Weil die Entgeltordnung sie zur Voraussetzung der Eingruppierung macht. Die Regelung steht in Nummer 7 der grundsätzlichen Eingruppierungsregelungen und gilt im Bereich der kommunalen Arbeitgeberverbände Baden-Württemberg, Bayern, Berlin, Niedersachsen, Nordrhein-Westfalen, Rheinland-Pfalz, Saar und Schleswig-Holstein. Betroffen sind Beschäftigte im Büro-, Buchhalterei-, sonstigen Innendienst und Außendienst sowie im Kassen- und Rechnungswesen, die nicht die Anforderungen der Entgeltgruppe 5 Fallgruppe 1 oder der Entgeltgruppe 9b Fallgruppe 1 erfüllen, also nicht über eine dreijährige Ausbildung beziehungsweise eine Hochschulbildung verfügen.

Die Prüfungspflicht ersetzt damit den fehlenden formalen Abschluss. Wer die Ausbildung zur oder zum Verwaltungsfachangestellten mitbringt, braucht die Erste Prüfung nicht; wer einen einschlägigen Bachelor hat, kommt ohne Zweite Prüfung nach E 9b. Für alle anderen ist der Lehrgang der Weg. Die Lehrgänge und Prüfungen führen die von den Ländern oder den kommunalen Spitzenverbänden anerkannten Verwaltungsschulen und Studieninstitute durch; Sonderlehrgänge nur für Beschäftigte zählen ausdrücklich dazu.

Welche Prüfung öffnet welche Entgeltgruppen?

Die Zuordnung ist zweistufig und in Absatz 2 der Vorbemerkung festgelegt. Die Beträge stammen aus der Tabelle TVöD VKA ab 1.5.2026.

Abschluss	Bezeichnung in Bayern	Öffnet die Entgeltgruppen	Stufe 3, TVöD VKA
Erste Prüfung nach Verwaltungslehrgang I	Fachprüfung I, Berufsbezeichnung Verwaltungsfachkraft	E 5 bis E 9a	3.449,05 € bis 4.097,67 €
Zweite Prüfung nach Verwaltungslehrgang II	Fachprüfung II, Berufsbezeichnung Verwaltungsfachwirtin oder Verwaltungsfachwirt	E 9b bis E 12	4.203,56 € bis 5.359,50 €

Wichtig ist die Einschränkung in Satz 3: Die Prüfungspflicht gilt nur für Eingruppierungen, die auf der Fallgruppe 2 der Entgeltgruppen 5 beziehungsweise 9b aufbauen. Wer die Fallgruppe 1 erfüllt, also die dreijährige Ausbildung oder die Hochschulbildung, ist außen vor. Und die Prüfung allein reicht nicht: Sie müssen zusätzlich die der Entgeltgruppe entsprechende Tätigkeit ausüben. Welche Merkmale das sind, erklärt der Beitrag zur Eingruppierung nach Tätigkeitsmerkmalen.

Wie lange dauern die Lehrgänge?

Der Umfang unterscheidet sich zwischen den Ländern erheblich, weil jede Verwaltungsschule ihre eigene Satzung hat. In Bayern regelt § 5 der Lehrgangs- und Prüfungssatzung der Bayerischen Verwaltungsschule die Dauer, in Nordrhein-Westfalen setzen die kommunalen Studieninstitute eigene Zuschnitte.

Lehrgang	Bayern (BVS)	Nordrhein-Westfalen (Studieninstitut Soest)
Verwaltungslehrgang I	in der Regel ein Jahr, höchstens 390 Unterrichtsstunden	rund zwei Jahre, etwa 550 Unterrichtsstunden, davon 150 im Basis- und 400 im Aufbaulehrgang
Verwaltungslehrgang II	in der Regel zwei Jahre, höchstens 760 Unterrichtsstunden	rund drei Jahre, etwa 820 Unterrichtsstunden
Unterrichtsform	dezentrale Ortslehrgänge mit Teilzeitunterricht an ein bis zwei Tagen je Woche oder Vollzeitlehrgang im Internatsbetrieb; Distanzunterricht zulässig	berufsbegleitend, 9 Unterrichtsstunden zu je 45 Minuten wöchentlich
Leistungsnachweise	mindestens 10 und höchstens 20 je Lehrgangsjahr	Verwaltungslehrgang II mit 10 Modulprüfungen, Präsentation und Hausarbeit

Die Bayerische Verwaltungsschule benennt ihre Lehrgänge derzeit um: Aus dem Beschäftigtenlehrgang II wird ab September 2026 der Verwaltungslehrgang II, aus dem Beschäftigtenlehrgang I ab 2027 der Verwaltungslehrgang I. Laufende Jahrgänge schließen nach den bisherigen Regeln ab. Inhaltlich decken beide Lehrgänge dieselben Gebiete ab: Kommunalrecht, allgemeines Verwaltungsrecht, Staats- und Verfassungsrecht, bürgerliches Recht, Sozialrecht, öffentliches Baurecht, Personalwesen, kommunale Finanzwirtschaft sowie Digitalisierung und E-Government.

Was gilt, solange die Prüfung fehlt?

Sie bekommen die Differenz trotzdem, allerdings als persönliche Zulage statt als Entgeltgruppe. Die Entgeltordnung verpflichtet den Arbeitgeber, Ihnen alsbald die Möglichkeit zu geben, Ausbildung und Prüfung nachzuholen. Ist das aus Gründen, die Sie nicht zu vertreten haben, nicht möglich, oder befinden Sie sich bereits in der Ausbildung, erhalten Sie mit Beginn der maßgebenden Beschäftigung eine Zulage in Höhe des Unterschieds zwischen Ihrem bisherigen Entgelt und dem Entgelt der Gruppe, die Ihrer Tätigkeit entspricht. Auch alle anderen entgeltgruppenabhängigen Ansprüche richten sich in dieser Zeit nach der höheren Gruppe.

Der Weg zum Lehrgangsplatz folgt vier Schritten.

1. Die eigene Fallgruppe klären. Erfüllen Sie die Fallgruppe 1 der Entgeltgruppe 5 oder 9b, brauchen Sie keine Prüfung. Andernfalls prüfen Sie, welche der beiden Prüfungen Ihre Zielgruppe verlangt.
2. Die Entsendung beantragen. Der Arbeitgeber darf die Entsendung nicht von Vorbildungsvoraussetzungen abhängig machen. Macht die Schule die Zulassung davon abhängig, haben Sie das nach der Protokollerklärung nicht zu vertreten, und die Zulage bleibt bestehen.
3. Die persönliche Zulage schriftlich geltend machen, sobald Sie die höherwertige Tätigkeit ausüben. Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis verfallen nach § 37 TVöD, wenn sie nicht innerhalb von sechs Monaten nach Fälligkeit in Textform geltend gemacht werden.
4. Die Rückzahlungsklausel lesen. Kommunen tragen die Lehrgangs- und Prüfungsgebühren üblicherweise, verbinden das aber mit einer Bindungsfrist. Prüfen Sie Dauer und Staffelung, bevor Sie unterschreiben.

Vier Gruppen sind ganz befreit: Beschäftigte mit mindestens zwanzigjähriger Berufserfahrung bei einem TVöD-Arbeitgeber oder einem anderen öffentlich-rechtlichen Arbeitgeber, Beschäftigte mit befristetem oder auflösend bedingtem Vertrag, Beschäftigte mit besonders herausragenden Fachkenntnissen in einem Spezialgebiet und Beschäftigte in Krankenhäusern, Pflege- und Betreuungseinrichtungen sowie Versorgungs-, Nahverkehrs- und Hafenbetrieben. Wird ein befristeter Vertrag entfristet, lebt die Prüfungspflicht wieder auf.

Warum die bestandene Prüfung allein die Entgeltgruppe nicht ändert

Die bestandene Zweite Prüfung hebt Sie nicht automatisch nach E 9b. Sie beseitigt nur ein Hindernis. Die Entgeltgruppe folgt weiterhin aus der Tätigkeit, und die muss sich zeitlich mindestens zur Hälfte aus Arbeitsvorgängen zusammensetzen, die die Merkmale der Zielgruppe erfüllen. Wer nach dem Lehrgang dieselben Aufgaben erledigt wie vorher, bleibt in derselben Gruppe. Der praktische Schritt ist deshalb die Bewerbung auf eine höher bewertete Stelle oder ein Antrag auf Überprüfung der Stellenbewertung, wenn die Aufgaben bereits gewachsen sind.

Der zweite Irrtum betrifft die Stufe. Bei einer Höhergruppierung starten Sie nicht wieder in Stufe 1; die Zuordnung in der höheren Gruppe richtet sich nach § 17 Abs. 4 TVöD. Wie sich Berufserfahrung auf die Stufe auswirkt, zeigt der Beitrag zur Stufenzuordnung bei Neueinstellung, und was sich beim Gehalt sonst noch bewegen lässt, steht in Gehalt verhandeln im öffentlichen Dienst. Offene Stellen bei Städten und Landkreisen listet die Übersicht der kommunalen Arbeitgeber, weitere Einstiegswege beschreibt der Beitrag zum Quereinstieg in den öffentlichen Dienst.