Projekt - und Teamassistenz (all genders) »JOINT INNOVATION HUB Heilbronn«

• Teamarbeit: Selbstständiges Arbeiten im hoch motivierten Team an anspruchsvollen Projekten innerhalb eines interdisziplinären Umfelds, abteilungsübergreifende Zusammenarbeit sowie ein familiäres Miteinander.
• Sinnstiftende Tätigkeiten: Spannende und vielfältige Aufgaben an der Schnittstelle von Wissenschaft, Wirtschaft und Politik, Mitgestaltung der Zukunft durch Forschung zu den großen Herausforderungen unserer Zeit.
• Austausch und Zusammenarbeit mit den am Ökosystem Heilbronn ansässigen (Forschungs-)Einrichtungen und Institutionen.
• Exzellenz mit Relevanz dank der einzigartigen Möglichkeit, Wissenschaft mit höchstem Anspruch unmittelbar in Anwendungskontexte zu bringen.
• Weiterentwicklung und aktive Karriereplanung: Verantwortungsvolle Aufgaben, Raum für eigene Ideen und persönliche sowie fachliche Weiterentwicklung durch zielgerichtete Fortbildungsmaßnahmen und Karriereprogramme.
• Familienfreundlichkeit und Chancengleichheit: Angebote im Bereich Kindernotbetreuung sowie Homecare / Eldercare. Wir leben Diversity und setzen daher möglichst auf ausgewogene Teams mit unterschiedlichen Geschlechtern, Altersstufen, Kulturen und Fachrichtungen.
• Flexibilität: Flexibles und mobiles Arbeiten innerhalb Deutschlands, 39 Std. / Woche (Vollzeit) und 30 Tage Urlaub (ab 2027 31 Tage Urlaub).
• Funktionsgerechte Technik, Barrierefreiheit vor Ort, Bereitstellung von Hardware für mobiles Arbeiten.
• Weitere Vorteile und Zusatzleistungen: Eine Vergütung in Anlehnung an den TVöD Bund einschließlich der im öffentlichen Dienst üblichen Sozialleistungen sowie zahlreiche Sport- und Gesundheitsangebote, Deutschland Ticket (Jobticket), Corporate Benefits, betriebliche Altersvorsorge (VBL).

Die Vergütung erfolgt bis TVöD EG 9a (je nach Qualifikation).

• Sie übernehmen eine zentrale Schnittstellenfunktion für den »Joint Innovation Hub« am Standort Heilbronn. Dabei verbinden Sie die Organisation des Teams und des Standorts mit der administrativen Begleitung unserer Forschungs- und Innovationsprojekte. Hierzu gehören u. a. die Mitgestaltung der organisatorischen und verwaltungstechnischen Prozesse und Koordination im Team, die Terminkoordination, die Unterstützung bei Kommunikations- und Öffentlichkeitsarbeitsmaßnahmen und Organisation von Veranstaltungen, die schriftliche und elektronische Korrespondenz sowie die Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Präsentationen, Veranstaltungen, Tagungen, Konferenzen und Reisen.
• Sie unterstützen das Team der wissenschaftlichen Mitarbeitenden in allen verwaltungstechnischen und organisatorischen Belangen im Kontext der Bearbeitung von Forschungsprojekten, von der Angebotserstellung über die Beschaffung bis zur Abrechnung.
• Sie koordinieren administrative Abläufe zwischen dem »Joint Innovation Hub« in Heilbronn, den zentralen Diensten und der Institutsverwaltung des Fraunhofer ISI in Karlsruhe sowie weiteren Partnern am Standort Heilbronn.
• Sie bringen sich aktiv in die Weiterentwicklung der administrativen Prozesse und organisatorischen Abläufe am Standort Heilbronn ein. Sie sorgen für eine strukturierte Dokumentenablage und unterstützen das Team bei der Pflege gemeinsamer Informations-, Kommunikations- und Kollaborationsplattformen.
• Sie unterstützen das Onboarding neuer Mitarbeitender und studentischer Hilfskräfte und koordinieren organisatorische Themen rund um den Arbeitsplatz und den Standort Heilbronn.

• Sie verfügen über eine qualifizierte kaufmännische oder verwaltungstechnische Ausbildung bzw. eine vergleichbare Qualifikation sowie über betriebswirtschaftliches Fachwissen.
• Dazu haben Sie mehrjährige Berufserfahrung im Sekretariats- und Teamassistenzbereich, besitzen ausgeprägtes Organisationsgeschick und kommunizieren proaktiv.
• Sie überzeugen mit einer sicheren, adressatengerechten Kommunikation auf Deutsch und Englisch – sowohl mündlich als auch schriftlich – sowie mit einem sicheren Umgang mit sämtlichen MS-Office-Anwendungen, gerne ergänzt um SAP-Kenntnisse.
• Dazu sind Sie eine offene, kommunikative und freundliche Persönlichkeit, die sicher und professionell auftritt und selbstständig, strukturiert, proaktiv und lösungsorientiert arbeitet.
• Sie arbeiten teamorientiert und haben im Bedarfsfall eine gewisse Flexibilität hinsichtlich der täglichen Arbeitszeit.
• Zuverlässigkeit, Professionalität und Diskretion runden Ihr Profil ab.