Assistenz der Abteilungen „Chemische und biologische Einwirkungen“ und „Arbeitssysteme der Zukunft“

Das Institut für Arbeitsschutz (IFA) unterstützt die gesetzlichen Unfallversicherungsträger schwerpunktmäßig bei naturwissenschaftlich-technischen Fragestellungen zu Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit.

Die Aufgaben sind vielfältig: Forschung, Entwicklung, Untersuchung und Prüfung von Produkten und Stoffproben gehören ebenfalls dazu wie betriebliche Messungen, Beratung, Mitwirkung in der Normung und Regelsetzung sowie Bereitstellung von Fachinformationen und Expertenwissen.

Ihre Aufgaben:

Im Rahmen der Assistenz sind Sie verantwortlich für die Koordination aller Anfragen und Termine, die Bearbeitung der Eingangspost als auch die (digitale und analoge) Akten- und Vorgangsführung. Zu Ihren weiteren Aufgaben zählen:

• Organisation und Nachbereitung von Sitzungen, Veranstaltungen und Seminaren
• Anfertigung von Texten, Tabellen, Grafiken, Präsentationen und Druckvorlagen (ggf. auch in Englisch)
• Koordination und Abrechnung von Dienstreisen
• Erstellen von Bestell- und Rechnungsanforderungen in SAP

Für die Abteilung „Chemische und biologische Einwirkungen':

• Mitwirkung bei der Organisation von (inter-)nationalen Ringversuchen
• Mitarbeit beim Projektmanagement
• Koordination und Auswertung der Arbeitsergebnisse für Gremien einschließlich der Aufbereitung von bzw. für Gremienunterlagen

• Abgeschlossene Berufsausbildung im Bereich Büromanagement, als Verwaltungsfachangestellte (m/w/d), oder gleichwertige Kenntnisse und Erfahrungen
• Für die Assistenz der Abteilung „Chemische und biologische Einwirkungen“ kann alternativ auch eine abgeschlossene Berufsausbildung in den Bereichen BTA, CTA oder Laborant/ Laborantin mit Berufserfahrung in den Aufgabengebieten vorgewiesen werden.
• Erfahrung in der Büroorganisation
• Kenntnisse im Umgang mit SAP als auch MS 365 (insbes. Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Microsoft Teams, OneDrive, Sharepoint, axesWord)
• Grundkenntnisse in der Nutzung digitaler und KI-gestützter Werkzeuge zur Unterstützung von Arbeitsprozessen
• Strukturierte, zuverlässige und kreative Arbeitsweise, Organisations- und Koordinationsfähigkeit
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (mindestens Niveaustufe C1 des Gemeinsamen europäischen Referenzrahmens für Sprachen)

Stellendetails:

• Start: Ab sofort
• Bewerbungsfrist: 29.11.2026
• Standort: Sankt Augustin
• Stellenumfang: Vollzeit, Teilzeit möglich
• Gehalt: EG 8 - EG 9a BG-AT
• Befristung: Unbefristet (je nach Vorliegen der persönlichen und tariflichen Voraussetzungen)

Ihre Vorteile:

• Tätigkeit mit Sinn: Einen abwechslungsreichen und interessanten Job rund um die Themen Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit, Rehabilitation und Soziale Sicherheit
• Transparente Bezahlung: Ein sicheres Gehalt nach BG-AT + Sonderzahlung und Leistungsprämie
• Urlaub, Vereinbarkeit und Homeoffice: Flexible Arbeitszeiten, individuelle Teilzeit-Regelungen, 30 Tage Urlaub/Jahr, bis zu 3 Tage/Woche mobiles Arbeiten je nach Stellenprofil
• Vielfalt und Inklusion: Vielfalt hat zahlreiche Facetten. Dazu gehört die Inklusion von Menschen mit Behinderung
• Sicherheit und Gesundheit: Ergonomische Arbeitsplatzausstattung, Sport- und Bewegungsangebote
• Lebenslanges Lernen: Ein umfangreiches Fort- und Weiterbildungsprogramm
• An die Zukunft denken: Abgesichert sein mit der Betrieblichen Altersvorsorge (VBL)