Verwaltungsangestellte*n im Sekretariatsbereich (m/w/d)

Wir suchen zum 01.01.2027 oder zum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet in Teilzeit (19,915 Std./Woche = 50 %) eine\*n

Verwaltungsangestellte\*n im Sekretariatsbereich (m/w/d)

Die Fakultät für Chemie und Biochemie der Ruhr-Universität Bochum (RUB) ist eine der größten und renommiertesten Ausbildungsstätten und Forschungsinstitutionen in Deutschland. Am Lehrstuhl für Physikalische Chemie I der Ruhr-Universität Bochum werden die physikalischen und chemischen Eigenschaften von Atomen und Molekülen auf Metalloberflächen erforscht. Die Messungen werden mit oberflächensensitiven Methoden im Ultrahochvakuum durchgeführt.

Als Verwaltungsangestellte\*r (m/w/d) erledigen Sie selbstständig und zuverlässig alle anfallenden Sekretariats- und Verwaltungsarbeiten für den Lehrstuhl.

Umfang: Teilzeit
Dauer: unbefristet,
Beginn: zum 01.01.2027 oder zum nächstmöglichen Zeitpunkt
Bewerben bis: 22.09.2026

Ihre Aufgaben:

• Selbstständige Organisation und Führung des Sekretariats, Terminplanung und des Postein- und ausgangs
• Personalangelegenheiten (Einstellungen, Vertragsverlängerungen und -änderungen, Überwachung der Vertragslaufzeiten)
• Reiseorganisation und -abrechnung
• Stilsichere Korrespondenz mit nationalen und internationalen Partner\*innen (auch in englischer Sprache)
• Sitzungsvorbereitungen und Gästebewirtung
• Verwaltung der Krank- und Gesundmeldungen und der Urlaubsverwaltung
• Verwaltung der Haushalts- und Drittmittelfinanzstellen (Mittelverwaltung, Mittelabrufe und Berichte, Kontoführung, Buchungsüberwachung)
• Bestellungen abwickeln, Rechnungsbearbeitung, Organisation und Überwachung von Beschaffungsvorgängen unter Einhaltung der Beschaffungsrichtlinien und Inventarisierung

Ihr Profil:

• Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich oder vergleichbare Ausbildung im öffentlichen Dienst sind von Vorteil, oder auch entsprechende Berufserfahrung
• Gute Kenntnisse in der Buchhaltung, Berufserfahrung im Bereich Verwaltung / Sekretariat ist wünschenswert
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, Stilsicherheit sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit der Standard-Bürosoftware (z. Bsp. Microsoft Office)
• Hohes Maß an Kommunikationsfähigkeit
• Einsatzbereitschaft und Teamfähigkeit sowie Fähigkeit zum selbstständigen und eigenverantwortlichen Arbeiten
• Organisationsgeschick mit gutem Zeitmanagement und Flexibilität
• Freundlicher und souveräner Umgang am Telefon und bei persönlichen Kontakten
• Serviceorientierung, Gewissenhaftigkeit, Belastbarkeit, Vertraulichkeit und Teamgeist
• Bereitschaft zur aktiven Teilnahme an Weiterbildungsmaßnahmen

[https://jobs.ruhr-uni-bochum.de/jobposting/249fa191b8fe7b032a5ed0a8fff67cbd5cbc1f540?ref=AfA](https://jobs.ruhr-uni-bochum.de/jobposting/249fa191b8fe7b032a5ed0a8fff67cbd5cbc1f540?ref=AfA)