Sekretärin/Sekretär (w/m/d)

Sekretärin/Sekretär (w/m/d)

Hochschulservice Internationales

Vollzeit

befristet bis zum 31.12.2028

Würzburg

Entgeltgruppe 6 TV-L

Bewerbungskennziffer:33.1.797

Die Technische Hochschule Würzburg-Schweinfurt (THWS)ist eine der größten
praxisorientierten Hochschulen in Bayern und deckt mit den Bereichen Technik,
Sozial- und Wirtschaftswissenschaften, Gestaltung und Sprachen ein breites
Fächerspektrum ab. Wir begleiten rund 9.300 Studierende in mehr als 70
Studiengängen auf ihrem Bildungsweg. Seit 2022 ist die THWS durch das audit
familiengerechte hochschule zertifiziert, um der Vielfalt an Lebensentwürfen
und Familienformen gerecht zu werden sowie aktiv die Vereinbarkeit von Beruf
und Familie ihrer Beschäftigten zu fördern.

Bei uns in der Internationalisierung der THWS(Hochschulservice
Internationales und Stabsstelle Internationale Projekte) gibt es kein Schema F

• es ist immer alles in Bewegung. Wir bringen Menschen zusammen – wir gewinnen

internationale Talente für ein Studium bei uns in Würzburg und Schweinfurt, wir
betreuen die Austauschstudierenden unserer Partnerhochschulen während ihres
Aufenthalts, vermitteln unsere Studierenden ins Auslandsstudium oder –praktikum
und wir entwickeln gemeinsam mit starken internationalen Partnern immer neue
Projekte, um die Internationalisierung unserer Hochschule nach vorn zu bringen.

Das bringen Sie mit:

Sie haben eine abgeschlossene Berufsausbildung, idealerweise zur
Verwaltungsfachkraft oder als Fachwirtin/Fachwirt Büro- und Projektmanagement
(bzw. zu einem ähnlichen Beruf) gemacht? Oder besitzen eine vergleichbare
Qualifikation verbunden mit einschlägiger Berufserfahrung? Das ist schon einmal
das Wesentliche. Das 1x1 der kooperativ ausgerichteten Verwaltungsarbeit
beherrschen Sie? Sehr gut! Englisch sprechen Sie vielleicht nicht wie King
Charles (das tun wir aber auch nicht), aber bei einer Tasse Tee könnten Sie
sich nett mit ihm unterhalten? Marvellous! Sie lieben es, dafür Sorge zu
tragen, dass der Laden läuft, weil Sie gerne sorgfältig und präzise Ihre
Aufgaben erledigen? Exzellent!

Das kommt auf Sie zu:

Sie als unsere Sekretärin bzw. unser Sekretär sind für die Leitung der
Internationalisierung die Unterstützung für alle Bürotätigkeiten mit dem Ziel,
diese komplett zu übernehmen. Besonders werden Sie sich etwa im
Kalendermanagement einbringen können. Hier werden Sie etwa die Termine der
Leitung planen, koordinieren und überwachen. Aber auch in der Korrespondenz der
Leitung werden Sie maßgeblich unterstützen, etwa durch die Bearbeitung ein- und
ausgehender Post und E-Mails sowie die Vorbereitung von Schreiben, Berichten
und Präsentationen. Weiterhin haben Sie auch das Dokumentenmanagement, etwa die
analoge und digitale Ablage von Dokumenten oder die Erstellung, Bearbeitung und
Archivierung von Protokollen, sowie die Reiseorganisation (die Buchung von
Flügen, Unterkünften, die Erledigung von Visaangelegenheiten sowie die
Erstellung von Reisekostenabrechnungen) der Leitung im Griff.

Sie sind die erste Ansprechperson für alle allgemeinen Anfragen in der
Hochschulinternationalisierung und koordinieren deren Weiterleitung an die
zuständigen Kolleginnen und Kollegen. Das alles ist für Sie aber kein Problem,
denn Sie sind motiviert, das, was Sie tun, stets weiterzuentwickeln, der
aktuellen Situation anzupassen und es zielführend zu organisieren und zu
kommunizieren. Dabei kommt Ihnen Ihre Freude am empathischen Gespräche führen
und Texten zu Gute.

Für Sie wichtig:

Die Einstellung und Vergütung richtet sich nach den einschlägigen Regelungen
des Tarifvertrags der Länder mit allen im öffentlichen Dienst üblichen
Leistungen. Bei Vorliegen aller Voraussetzungen gruppieren wir Sie in
Entgeltgruppe 6 TV-Lein (daher müssen Sie auch eine abgeschlossene
Berufsausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation mitbringen). Und weil
wir davon überzeugt sind, dass es wichtig ist, dass wir uns alle ein Leben lang
weiterbilden, haben wir an der THWS Fortbildungsangebote wie den
Interkulturellen Führerschein (den übrigens auch wir koordinieren), um noch
besser in der internationalen Zusammenarbeit brillieren zu können.

Die Stelle ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt und grundsätzlich in Vollzeit
(40 Stunden/Woche)zu besetzen; eine Besetzung in Teilzeit ist möglich, sofern
durch Jobsharing die vollumfängliche Wahrnehmung der Aufgaben sichergestellt
ist.

Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber werden bei ansonsten im
Wesentlichen gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt
eingestellt. Unsere Hochschule begrüßt es, wenn sich Frauen durch die
Ausschreibung besonders angesprochen fühlen.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung (Anschreiben, Lebenslauf, erforderliche
Qualifikationsnachweise, relevante Arbeitszeugnisse ect.) ausschließlich über
unserOnline-Portal bis zum 04.10.2026.