Chefsekretär (m/w/d) des Oberbürgermeisters

"Den meisten Leuten sollte man in ihr Wappen schreiben: Wann eigentlich, wenn nicht jetzt?"Kurt Tucholsky
Trauen Sie sich! Die Große Kreisstadt Bautzen sucht Menschen mit Engagement, Herzblut und Expertise. Gemeinsam mit circa 500 Beschäftigten arbeiten Sie aktiv für die Verwaltung einer der familienfreundlichsten Mittelstädte Deutschlands.
Stellen Sie sich der Herausforderung und bewerben Sie sich auf die im Rahmen einer Mutterschafts- bzw. Elternzeitvertretung befristet zu besetzende Stelle als
Chefsekretär (m/w/d) des Oberbürgermeisters
(Entgeltgruppe 6 TVöD-VKA)
und werden Sie zum nächstmöglichen Zeitpunkt Teil der Bautzener Stadtverwaltung, in Vollzeit mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von 39 Wochenstunden.
Zu Ihren Aufgaben zählen dabei:

Koordinierung aller Termine des Oberbürgermeisters
sach- und fristgemäße Erledigung von Assistenzaufgaben für den Oberbürgermeister
eigenständige Bearbeitung von Korrespondenz und Post
Schriftgut von allgemeinen Geschäftsakten verwalten
sorgfältige Vor- und Nachbereitung von Besprechungen sowie Gremiensitzungen
Erstellung von Sitzungsunterlagen
Ausfertigung von Protokollen im Rahmen des Sitzungsdienstes
Empfang von Gästen und Bürgern

Das bringen Sie mit:
Qualifikation

erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zur Kauffrau/zum Kaufmann für Büromanagement (oder Fachangestellte/-n für Bürokommunikation oder Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation oder Bürokauffrau/Bürokaufmann)
mehrjährige Berufserfahrung in der Sekretariatsarbeit ist von Vorteil

Expertise

professioneller und versierter Umgang mit gängigen Office-Anwendungen (z. B. Terminvereinbarung via Outlook, Serienbrieferstellung, etc.)
uneingeschränkte Zuverlässigkeit und Vertrauenswürdigkeit
selbständige und proaktive Planung von Aufgaben und Terminen
Organisationsgeschick sowie gründliche und gewissenhafte Arbeitsweise
sehr gutes Ausdrucksvermögen in Wort und Schrift; sehr gute schreibtechnische Fähigkeiten
souveränes Auftreten sowie sehr gute Umgangsformen
Kommunikationsstärke und ausgeprägte Serviceorientierung
Bereitschaft zu flexiblen Arbeitszeiten (z. B. Abendarbeit) bei Protokollführung in Sitzungen der Ausschüsse und des Stadtrates
wünschenswert sind Erfahrungen mit der Software ALLRIS
sicherer Umgang mit den einschlägigen MS-Office-Paket

Kompetenz & Persönlichkeit

Teamgeist und Freude eigene Ideen in bestehende Strukturen und Prozesse einzubringen
Durchsetzungsfähigkeit
strukturierte und organsierte Arbeitsweise
sehr gute kommunikative Fähigkeiten
eine schnelle Auffassungsgabe
ein hohes Maß an Selbstständigkeit und Zuverlässigkeit
überdurchschnittliches Engagement und Flexibilität
Loyalität gegenüber dem Arbeitgeber und Vorgesetzten
Sprachkenntnisse der deutschen Sprache mind. auf C1-Niveau

Wir überzeugen Sie mit:

attraktiven Aufgaben in einem vielfältigen und interessanten Tätigkeitsfeld
leistungsgerechter Vergütung nach TVöD (VKA) mit betrieblicher Altersvorsorge, Jahressonderzahlung und vermögenswirksamen Leistungen
jährlich 30 Tage (ab 2027 31 Tage) Erholungsurlaub (bei einer 5-Tage-Woche), 24.12. und 31.12. arbeitsfrei
Vereinbarkeit von Familie und Beruf durch flexible Gleitzeit
individuellen Fortbildungsmöglichkeiten zur fachlichen und persönlichen Entwicklung
einem betrieblichen Gesundheitsmanagement

Sie passen zum Anforderungsprofil und sind interessiert? – Wir auch. Gern möchten wir Sie kennenlernen!
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbungsunterlagen (inklusive Anschreiben, Lebenslauf, Abschluss- und Arbeitszeugnissen) bis zum 04. Oktober 2026 direkt über unser Bewerberportal.
(Bei postalischen Bewerbungen bitten wir um Beachtung, dass eine Rücksendung von Bewerbungsunterlagen nur möglich ist, wenn der Bewerbung ein ausreichend frankierter Rückumschlag beiliegt.)
Bewerbungen grundsätzlich geeigneter schwerbehinderter Menschen, auch gleichgestellter im Sinne des § 2 Abs. 3 Sozialgesetzbuch – Neuntes Buch (SGB IX) –, werden bei vergleichbarer Qualifikation besonders berücksichtigt. Ein entsprechender Nachweis ist den Bewerbungsunterlagen beizulegen.
Bis zum Abschluss des Auswahlverfahrens werden Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) sowie des Sächsischen Datenschutzdurchführungsgesetzes (SächsDSDG) gespeichert und ausschließlich für den Zweck dieses Verfahrens verarbeitet und genutzt. Vertraulichkeit sichern wir Ihnen zu.
Kontakt bei fachlich-inhaltlichen Fragen zur Stelle: Herr Oberbürgermeister Vogt Tel. 03591 534 - 192
Kontakt bei Fragen zum Bewerbungsprozess: Frau Grüttner, Tel. 03591 534 - 127