Assistenz der Leitung (w/m/d)

Assistenz der Leitung (w/m/d)

Hochschulservice Internationales

Vollzeit

befristet bis zum 31.12.2027

Würzburg, Schweinfurt

Entgeltgruppe 8 TV-L

Bewerbungskennziffer:33.1.798

Die Technische Hochschule Würzburg-Schweinfurt (THWS)ist eine der größten
praxisorientierten Hochschulen in Bayern und deckt mit den Bereichen Technik,
Sozial- und Wirtschaftswissenschaften, Gestaltung und Sprachen ein breites
Fächerspektrum ab. Wir begleiten rund 9.300 Studierende in mehr als 70
Studiengängen auf ihrem Bildungsweg. Seit 2022 ist die THWS durch das audit
familiengerechte hochschule zertifiziert, um der Vielfalt an Lebensentwürfen
und Familienformen gerecht zu werden sowie aktiv die Vereinbarkeit von Beruf
und Familie ihrer Beschäftigten zu fördern.

Bei uns in der Internationalisierung der THWS(Hochschulservice
Internationales und Stabsstelle Internationale Projekte) gibt es kein Schema F
- es ist immer alles in Bewegung. Wir bringen Menschen zusammen – wir gewinnen
internationale Talente für ein Studium bei uns in Würzburg und Schweinfurt, wir
betreuen die Austauschstudierenden unserer Partnerhochschulen während ihres
Aufenthalts, vermitteln unsere Studierenden ins Auslandsstudium oder –praktikum
und wir entwickeln gemeinsam mit starken internationalen Partnern immer neue
Projekte, um die Internationalisierung unserer Hochschule nach vorn zu bringen.

Das kommt auf Sie zu:

- Unterstützung der Leitung der Hochschulinternationalisierung bei der
Umsetzung von deren Projekten
- Durchführung von Recherchen sowie Aufbereitung von deren Ergebnissen zur
weiteren Bearbeitung durch die Leitung der Hochschulinternationalisierung
- Protokollführung bei internationalisierungsbezogenen Gremiensitzungen
- inhaltliche Vorbereitung von Terminen (Erstellung Präsentationen,
Tagesordnungen)
- Kommunikation relevanter Themen an verschiedene Akteure innerhalb /
außerhalb der Hochschule

- allgemeine Administration
- Begleitung von Personalgewinnungsmaßnahmen von der Stellenausschreibung bis
zum Onboarding neuer Mitarbeitenden
- Betreuung der studentischen Hilfskräfte, z. B. Prüfen der Stundenzettel;
Kalenderbetreuung der Abteilung des HSIN, z. B. Urlaubsplanung
- periodische Überprüfung der Einnahmen- und Ausgabenpositionen der
Hochschulinternationalisierung
- Abfrage von allgemeinen Kennzahlen in HSIN / Stabstelle und Fakultäten
sowie deren Zusammenführung bzw. Auswertung

- Koordination
- von Terminen der Leitung (abteilungsintern, THWS-intern sowie mit externen
Partnern); auch Terminvorbereitung
- von Reisen (Reiseplanung und –organisation)
- von Besuchen (Programmerstellung und Besuchsbetreuung)

- Vorsortierung des E-Mail-Eingangs der Leitungen der Stabsstelle
Internationale Projekte und des Hochschulservice Internationales

Das bringen Sie mit:

- erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung, bevorzugt im Verwaltungs- oder
kaufmännischen Bereich, oder z. B. als
Fremdsprachenkorrespondentin/Fremdsprachenkorrespondent, oder eine
vergleichbare einschlägige Qualifikation
- einschlägige Berufserfahrung im internationalen Hochschulkontext
- Kenntnisse der internationalen Hochschullandschaft, vor allem im Bereich
internationaler Hochschulbeziehungen sind wünschenswert
- sehr gute MS Office-Kenntnisse, möglichst Kenntnisse von TYPO3, sicherer
Umgang mit digitalen Kommunikationsmedien
- verhandlungssichere Englischkenntnisse, idealerweise zusätzliche Kenntnisse
einer weiteren modernen Fremdsprache
- selbständiges, strukturiertes und effizientes Arbeiten, Entwickeln und
Finalisieren
- sehr gute soziale und serviceorientierte, kommunikative Kompetenzen sowie
die Fähigkeit zum (interkulturellen) Perspektivenwechsel
- verhandlungs- und entscheidungssicheres Auftreten, sowie die Fähigkeit,
schnell fundierte Entscheidungen zu treffen
- ausgeprägte Teamfähigkeit sowie die Fähigkeit, in interdisziplinären
Gruppen effektiv zu arbeiten

Für Sie wichtig:

Die Einstellung und Vergütung richtet sich nach den einschlägigen Regelungen
des Tarifvertrags der Länder mit allen im öffentlichen Dienst üblichen
Leistungen. Die Eingruppierung erfolgt bei Vorliegen aller Voraussetzungen in
Entgeltgruppe 8 TV-L.

Die Stelle ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt und grundsätzlich in Vollzeit
(40 Stunden/Woche)zu besetzen; eine Besetzung in Teilzeit ist möglich, sofern
durch Jobsharing die vollumfängliche Wahrnehmung der Aufgaben sichergestellt
ist.

Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber werden bei ansonsten im
Wesentlichen gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt
eingestellt. Unsere Hochschule begrüßt es, wenn sich Frauen durch die
Ausschreibung besonders angesprochen fühlen.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung (Anschreiben, Lebenslauf, erforderliche
Qualifikationsnachweise, relevante Arbeitszeugnisse ect.) ausschließlich über
unserOnline-Portal bis zum 04.10.2026.