Leitungsassistenz/Direktionsassistenz im Sekretariat (m/w/d)

Eckdaten der angebotenen Stelle

ArbeitgeberAlbert-Ludwigs-Universität Freiburg
Postleitzahl
OrtFreiburg im Breisgau
BundeslandBaden-Württemberg
Gepostet am28.06.2024
Remote Option?-
Homeoffice Option?-
Teilzeit?-
Vollzeit?
Ausbildungsstelle?-
Praktikumsplatz?-
Unbefristet?
Befristet?-

Stellenbeschreibung

Albert-Ludwigs-Universität FreiburgDas Institut für Anatomie und Zellbiologie, Abt. Molekulare Embryologie, der Albert-Ludwigs-Universität Freiburg sucht ab sofort eine
Leitungsassistenz/Direktionsassistenz im Sekretariat (m/w/d)
Wir bieten Ihnen:
einen interessanten, abwechslungsreichen und verantwortungsvollen Arbeitsbereich im universitären Umfeld mit wechselnden Herausforderungen
die Mitarbeit in einem engagierten, motivierten, internationalen und aufgeschlossenen Team
diverse Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten zur persönlichen Entwicklung
Teilnahme an allen Angebote des Universitätsklinikums wie Jobticket UKF, Dienstrad-Leasing und Hansefit
die Vergütung erfolgt nach TVL E9

Ihre besonderen Herausforderungen sind:
Ihr Tätigkeitsbereich umfasst die Unterstützung der Direktion durch selbstständige Durchführung von administrativen Tätigkeiten auf Abteilungs- und Institutsebene
administrative Tätigkeiten vor Ort im Personal-, Bestell- und Rechnungswesen sowie im Drittmittelmanagement
administrative und editorielle Vorbereitung wissenschaftlicher Vorhaben
Informationsmanagement und -recherche im Verwaltungsbereich
Führen vertraulicher Akten
allgemeine Korrespondenz per Telefon, Mail und Post
Unterstützung bei der Organisation (inter-) nationaler Veranstaltungen und Tagungen
Organisation von Dienstreisen und Reisekostenabrechnungen
Terminkoordination sowie Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Besprechungen
Organisation des Bestellwesens mittels SAP
konsequente Digitalisierung der Sekretariatsarbeit

Sie überzeugen durch:
eine abgeschlossene Ausbildung und einschlägige Erfahrungen im administrativen Bereich
Organisationstalent
Kommunikationsstärke mit guten und freundlichen Umgangsformen sowie sicheres und verbindliches Auftreten
selbstständige, vorausschauende und strukturierte Arbeitsweise
konsequente Dienstleistungs- und Serviceorientierung
schnelle Auffassungsgabe
sehr gute Kommunikationsfähigkeiten in Wort und Schrift (gute Englischkenntnisse)
Routine in der Anwendung üblicher Office-Programme (Work, Excel, Powerpoint), Pflege von digitalen Kalendern, und die Bereitschaft social media und Webseiten der Abteilung auf aktuellem Stand zu halten
Kenntnisse in SAP, welche wünschenswert, aber keine Einstellungsbedingung sind
hohe Einsatzbereitschaft, Belastbarkeit, Zuverlässigkeit, eigenverantwortliche Arbeitsweise sowie Teamgeist runden ihr Profil ab

Interesse? Bitte senden Sie Ihre Bewerbung online über den Bewerbungsbutton.
Albert-Ludwigs-Universität Freiburg
Institut für Anatomie und Zellbiologie
Abt. Molekulare Embryologie
Prof. Dr. Klaus Unsicker
Albertstr. 17, 79104 Freiburg
Bei Fragen wenden Sie sich bitte an:
klaus.unsicker@anat.uni-freiburg.de

Allgemeiner Hinweis: Die Vergütung erfolgt nach Tarif. Vollzeitstellen sind grundsätzlich teilbar, soweit dienstliche oder rechtliche Gründe nicht entgegenstehen.
Schwerbehinderte Bewerber*innen werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt. Einstellungen erfolgen durch die Abteilung Personalbetreuung.